Senior projektadministratör - Trafikförvaltningen

#jobbjustnu


Vill du vara med och göra skillnad hos oss och våra kunder? Just nu söker vi en senior projektadministratör för ett omgående och längre uppdrag hos vår kund Trafikförvaltningen.
Arbetsuppgifter
Projektadministratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Projektadministratören ska vara projektledaren behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja projektmedlemmarna och skapa struktur. Administratören behöver vidare ha en god prioriteringsförmåga och vana av att arbeta med många uppgifter samtidigt.
Som projektadministratör ska du som främsta arbetsuppgift stötta projektet med de administrativa arbetsuppgifterna. I uppdraget ingår bl a att du:
Agerar utifrån projektets mål
Ansvarar för att hantera löpande administrativa frågor och lösa uppkommande administrativa frågor.
Är sammanhållande och skapar förutsättningar för den administrativa processen i projektet, så som dokumenthanteringsplan, diarieföring, introduktion av nya projektmedlemmar, protokoll från möten och fakturahantering
Medverkar och bidrar till utvecklingen av administratörsnätverk
Hantera resursanskaffning i form av konsultavrop och förlängning samt utökning av befintliga resursers uppdrag.
Praktisk hanterar nya projektmedlemmar som börjar/slutar i projektet.
Introducera nya projektmedlemmar, såväl TF-anställda som konsulter i projekten
Genomföra beställningar av behörigheter och hårdvara
Ansvara för kallelser, protokoll, minnesanteckningar och annan mötesdokumentation
Ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering
Arbeta i våra digitala projektverktyg
Stödja i administration av beslut- samt avtalshantering, tex diarieföring, resurshantering, andra avtal kopplade till projekten.
Delta vid framtagning av ledningsgruppsmaterial
Stödja i framtagande av material till rapportering av projektstatusrapporter
Ta emot, granska och kontera fakturor
Övrig praktisk hantering:
Hantera aktiviteter som exempelvis mötesrum och flytt
Genomföra resebokningar för projektmedlemmar som reser i projektet och kontrollera att all nödvändig dokumentation för administration av dessa upprättas
Hantera projektets eventuella funktionsbrevlåda
Medverka i projekt kommunikationsinsatser- informationsmail, informationsmöten och arrangemang

Arbetsuppgifterna är ibland händelsestyrda och kan ändras vilket ställer höga krav på flexibilitet och anpassning.
Som projektadministratör samverkar du mycket brett med bl.a. programledare, programadministratör, projektledare, projektmedlemmar, sponsorer, chefer, andra projektadministratörer samt externa leverantörer och entreprenörer.
Krav
Du har relevant och längre yrkeserfarenhet av administrativt arbete (minimum 8 år) samt erfarenhet av arbete i projektform (minimum 4 år). Vidare har du minst gymnasieexamen och gärna med påbyggnader samt behärskar svenska och engelska obehindrat i tal och skrift. Du har ett analytiskt och strukturerat tankesätt och känner dig bekväm som i rollen som administratör.
Obligatorisk kompetens och erfarenhet
Minst gymnasieexamen med relevant inriktning ekonomi/administration
Relevant yrkeserfarenhet av administrativt arbete (minimum 8 år)
Erfarenhet av arbete i projektform (minimum 4 år).
Dokumenterad erfarenhet av tidigare administrativt arbete
Goda kunskaper i Office-paketet och god datorvana i allmänhet
Mycket god kommunikationsförmåga i både tal och skrift

Meriterande kompetens och erfarenhet
Erfarenhet av att ha arbetat inom trafikförvaltningen eller annan offentlig verksamhet
Erfarenhet av att arbeta i projektform
Erfarenhet av dokumenthantering, inklusive diarieföring
Erfarenhet av kontering och ekonomiuppföljning (Agresso)
Erfarenhet av projektportaler (Webforum/Projectplace)
Erfarenhet av projektmetodiken PROPS/XLPM
Erfarenhet av att vara kontorsansvarig

Placering
Huvudsaklig placering är Trafikförvaltningens huvudkontor på Lindhagensgatan/Lindhagensterrassen.
Anställningsform
Vi tillämpar prov/visstidsanställning med goda möjligheter till fast anställning.
Ansökan
Ansökan skall innehålla: CV/resume i wordformat eller pdf samt motivering (cover letter) varför du är rätt person för jobbet. Skriv på svenska. När du skickar in din ansökan till Addima godkänner och samtycker du att Addima bearbetar och lagrar personuppgifter enligt vår dataskyddspolicy.
Om oss
Addima är ett entreprenörsdrivet svenskt kunskapsföretag. Våra kunder är alltifrån små till stora privata bolag samt offentlig verksamhet. Vi erbjuder konsulter, vidareutbildning, it- och helhetslösningar. Vår affärsidé är att skapa förmåga och framgång för våra kunder. Detta sker utifrån beprövad metodik, innovativa verktyg och kundunik anpassning. Som konsult hos oss har du en unik möjlighet att utveckla din kompetens och bygga ditt CV och en utvecklande karriär genom olika uppdrag hos våra kunder.
Läs mer om oss på www.addima.se