Service- och evenemangskoordinator till Kungliga Tekniska Högskolan

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi.




Vi söker nu en service- och evenemangskoordinator till servicecentret på skolan för Kemi, Bioteknologi och Hälsa (CBH).

I denna varierande och sociala roll får möjligheten att arbeta i KTH:s internationella forskningsmiljö med kunniga och engagerade kollegor. Tjänsten är placerad i skolans servicecenter som lyder under gruppen Ledningsstöd och dokumentation, där ditt huvudsakliga uppdrag är att ge service och rådgivning till medarbetare på skolans fyra campus.

Arbetsuppgifter

Eftersom verksamheten fortfarande är under uppbyggnad efter en omorganisation kommer stort fokus initialt vara att tillsammans med teamet att bygga upp och utveckla befintliga rutiner och processer för att ge anställda förstklassig service. Dina dagar är varierande och bland dina arbetsuppgifter ingår följande:

- Lokal- och resebokningar
- Kontakt med catering
- Planering och genomförande av evenemang
- Inköp
- Hantering av passerkort och nycklar
- Post- och pakethantering
- Protokollföring
- Felanmälan.

Du kommer även tillsammans med en kollega vara behjälplig vid planering av skolans vetenskapliga och akademiska evenemang. Det innebär rådgivning, kommunikation och detaljplanering med kunder/externa parter samt leverantörer. I dessa projekt ingår även deltagarregistrering, inköp samt att packa giveaways. Vid behov är du även med vid genomförande av event på plats.

Denna tjänst är placerad vid AlbaNova, men arbetet förutsätter att du även kan arbeta eller hålla i möten på skolans andra campus vid behov.

Vi arbetar kontorstider med möjlighet till flex.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har

- Gymnasieutbildning
- Erfarenhet av liknande tjänst
- Erfarenhet av att koordinera och genomföra evenemang
- Mycket god vana av Officepaketet
- Flytande kunskaper i svenska och engelska, i såväl tal som skrift

Det är även meriterande om du tidigare har arbetat vid annan myndighet.

Personliga egenskaper

För att trivas och fungera i denna roll ser vi att du är van att arbeta självständigt såväl operativt som strategiskt. Utöver det är du flexibel, serviceinriktad samt är en god kommunikatör. Då arbetet innebär möten med anställda och externa parter, krävs det att du har en personlig mognad.

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på https://www.kth.se/om/work-at-kth/fackrepresentanter-1.500898. 


Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Din kompletta ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista dagen för ansökningsperioden.

Vid tillsvidareanställning tillämpar KTH 6 månaders provanställning.

Övrigt

Jämställdhet, mångfald och avståndstagande från alla former av diskriminering är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund.

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering https://www.kth.se/om/work-at-kth/processing-of-personal-data-in-the-recruitment-process-1.823440.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.