Serviceinriktad kontorsvärd

Tycker du det är roligt att hjälpa dina medmänniskor och känner du tillfredsställelse när du ger bra och rätt service till andra? Trivs du med att vara ansiktet utåt för en organisation och ha ansvaret för att besökarna känner sig sedda och välkomna?
Är du en duktig administratör som kan de vanligaste Office-programmen och är villig att lära dig nya digitala system? Sök då tjänsten som kontorsvärd på Storsthlm – en samverkansorganisation för länets kommuner. Vi sitter i ljusa lokaler i Fatburen på Södermalmsallén 36, nära både Södra station och Medborgarplatsen.
Om tjänsten
I rollen som kontorsvärd är du ett stöd för hela arbetsplatsen Storsthlm och har flera externa kontaktytor. Storsthlm har en omfattande konferensverksamhet och du kommer vara ansiktet utåt för våra besökare. Du får stort eget ansvar över hur du planerar dina löpande uppgifter och du kommer uppmuntras att ta egna initiativ till förbättringar och utveckling av våra rutiner och processer.
Du rapporterar direkt till stabschefen och tillhör stabsenheten där även bland annat ekonomi och IT ingår.
Tjänsten är en tillsvidareanställning på 100 %. Vi tillämpar sex månaders provanställning.
Huvudsakliga arbetsuppgifter:
Reception
Möta och hjälpa externa besökare
Stöd vid konferenser gällande service, förtäring och teknisk utrustning
Övergripande ansvar för lokalen
Kontaktperson till leverantörer
Ansvar för beställningar så som resor, bud, blommor
Uppdatering av digitala register, exempelvis adressregister, webb och intranät
Stöd till övriga servicefunktioner som ekonomi, IT och kommunikation

Vem är du?
Vi söker dig som arbetat inom reception eller annan typ av servicefunktion tidigare och har förståelse för vikten av ett gott bemötande och att ge bra och rätt service. Du är uppmärksam och tillmötesgående, har förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar.
Du kommer vara behjälplig vid enklare frågor kopplat till teknik vid konferenser, till exempel problem när en dator ska kopplas till skärm eller en webbkamera. Då behöver du snabbt försöka lösa problemen, visar de sig vara omfattande har organisationen en IT-ansvarig. För att uppskatta uppgiften behöver du vara nyfiken och vilja lära dig ny teknik.
Under stressade situationer kan du fokusera på rätt saker och har ett sätt att arbeta där du har ordning och reda. Du är noggrann och förstår att din roll är en nyckelfunktion där saker inte kan falla mellan stolarna. Du är ett stöd för hela organisationen och i det uppdraget är struktur viktigt.
Du har gymnasieutbildning och goda kunskaper i Office-paketet.