Skolsekreterare Komvux Malmö Centrum och områdesregistrator

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola, vuxenutbildning samt arbetsmarknadspolitiska insatser. Idag är vi nästan 2 000 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att få ungdomar och vuxna att bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande. Vi ger kraft att växa.

Komvux Malmö Centrum är ett rektorsområde för upphandlad vuxenutbildning som samarbetar med ett flertal utbildningsanordnare. Inom rektorsområdet bedrivs en verksamhet som innefattar svenskundervisning för invandrare (sfi), grundläggande och gymnasial vuxenutbildning. Rektorsområdet har ansvaret för tillsyn och myndighetsansvar för utbildningsanordnare som bedriver kommunal vuxenutbildning i Malmö. Din arbetsplats är på Komvux Malmö Södervärn, centralt beläget i Malmö nära både tåg- och busstation.

ARBETSUPPGIFTER
Som skolsekreterare arbetar du med administrativa uppgifter och system samt ger stöd och service åt de externa anordnarna av vuxenutbildningen och dess elever, med inriktning mot sfi. Du arbetar i ett team tillsammans med två rektorer och ytterligare en skolsekreterare. Som områdesregistrator ska du vara ett processtöd vad gäller dokument- och ärendehanteringen inom hela vuxen-utbildningsområdet.

Dina huvudsakliga ansvarsområden är:
- Elevadministration med inriktning mot svenska för invandrare
- Daglig kontakt med de externa utbildningsföretagen i administrativa frågor
- Daglig kontakt via främst telefon och mail med elever vid de externa skolorna
- Diarieföring, dokument- och ärendehantering
- Ekonomiadministration; kontering av fakturor, uppföljning
- Administrativt stöd till skolledningen

I rollen som områdesregistrator är dina huvudsakliga arbetsuppgifter att:
- ge råd och stöd till anställda i ärendehantering
- utbilda och genomföra workshops för handläggare, chefer och andra registratorer
- kvalitetssäkra och utveckla ärendeprocesser

Elevadministrationen sköts via systemet Extens och innebär bland annat kursupplägg, gruppbyten, hantering av betyg och olika intyg till eleverna. Dokument- och ärendehanteringen (diarieföringen) sker i systemet Platina och tjänsten innebär att du både fungerar som enhetens registrator och som områdesregistrator. Du ska således se till och verka för att vuxenutbildningsområdet uppfyller sina skyldigheter enligt offentlighets- och sekretesslagstiftningen.

Du blir en viktig del för att se till att verksamheten får det administrativa stöd den behöver. Du ingår också i ett större sammanhang tillsammans med övriga skolsekreterare och assistenter inom vuxenutbildningsområdet och tjänsten är placerad under den administrativa chefen.


KVALIFIKATIONER
Du har en utbildning på högskolenivå, exempelvis inom statvetenskap, ekonomi eller juridik. Du har tidigare arbetat i en administrativ roll, gärna inom offentlig verksamhet, och har således erfarenhet av att arbeta i olika administrativa system. Du behärskar såväl svenska som engelska språket väl, både skriftligt och muntligt. Kan du ett tredje språk är det en fördel.

För att trivas hos oss ska du vara serviceinriktad, strukturerad, ansvarstagande och ha en god samarbetsförmåga. Du gillar att arbeta med flera uppgifter samtidigt, av varierande karaktär, från kvalificerade till enkla frågor. Du känner dig bekväm med att arbeta med datorn som främsta redskap, men trivs också med många kontakter och ständigt svara på inkommande frågor. Erfarenhet av de system som används i verksamheten (gäller Extens och Platina/annat dokument- och ärendehanteringssystem) är meriterande.

Låter detta som en tjänst för dig? Då är du varmt välkommen med din ansökan!


ÖVRIGT
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

Vi säger vänligt men bestämt nej till annonsförsäljning.