Sveriges EU-representation söker assitent

Är du lockad av att arbeta i en internationell miljö? Trivs du med att arbeta med service och administrativa uppgifter? Är du kvalitetsmedveten och beredd att hugga i där det behövs på en intensiv och stimulerande arbetsplats?
Vi söker dig med erfarenhet av assistentarbete och ett starkt sinne för organisation och service. Vi kan erbjuda dig ett spännande och utvecklande arbete i Europas hjärta.


Din arbetsdag. EU:s morgondag.
Målet för EU-representationens verksamhet är att vara ett effektivt instrument för regeringen på EU-arenan. För att uppnå detta behövs engagerade medarbetare, såväl assistenter som handläggare och chefer.
Vi söker nu en assistent med uppdraget att underlätta arbetsdagen för handläggarna på enheten för utrikes- och säkerhetspolitik, EUS.
Den aktuella tjänsten är främst inriktad på förberedelser av arbetet i kommittén för utrikes- och säkerhetspolitik, KUSP, där Sverige företräds av KUSP-ambassadören, tillika enhetschefen för EUS. Tjänsten är en av fyra assistenttjänster på enheten.
En viktig del av arbetet innebär att ge administrativt stöd i arbetet med att förbereda de KUSP-möten som äger rum flera gånger i veckan. Det handlar bland annat om att skicka ut beställningar till handläggare, bevaka dagordningar och koordinera och färdigställa underlagspärmen inför mötet.
I tjänsten ingår också att stå för administrativt stöd till utvecklingsgruppen som är en av enhetens fyra grupper, samt efter behov till andra handläggare. Den exakta ansvarsfördelningen mellan assistenterna beror på arbetstryck och personalsituation.
Bland de löpande uppgifterna ingår dokumenthantering, besöksplanering, programläggning, resebokningar, kalenderhantering samt förberedelser inför högnivåmöten, seminarier och evenemang. Även andra administrativa uppgifter och rutinhandgrepp ingår.
I arbetet kommer du att ha kontakt med bland annat Utrikesdepartementet och andra relevanta departement i Regeringskansliet i Stockholm, EU-institutionerna som bland annat EU-kommissionen och External Action Service i Bryssel samt med EU-representationen i helhet.


Din bakgrund
Du har minst en gymnasieutbildning med teoretisk inriktning. Vi söker dig som har erfarenhet av att arbeta administrativt. Du är van vid att arbeta med Officepaketet. Du behöver kunna uttrycka dig obehindrat i svenska och engelska i både tal och skrift.
Tidigare erfarenhet av arbete som assistent är meriterande och även erfarenhet från administrativt arbete i internationell miljö eller offentliga verksamhet. Kunskaper i franska är meriterande, liksom kunskaper om och erfarenhet av EU-arbete och hur unionens institutioner fungerar.


Dina egenskaper
Vi söker dig som har starkt engagemang för service och trivs i en intensiv, föränderlig miljö med många bollar i luften. Du är kvalitetsinriktad och har en väl utvecklad förmåga att planera och organisera arbetet på ett effektivt sätt, men har samtidigt lätt att anpassa dig till ändrade omständigheter och tidsramar.
Du har en prestigelös inställning till arbetsuppgifterna – hugger i där det behövs – och är lyhörd för behoven på enheten. Ansvarskänsla, noggrannhet och öga för detaljer är viktiga egenskaper.
Du är positiv, initiativrik, tillmötesgående och anstränger dig för att hitta lösningar. Eftersom arbetsbelastningen kan variera över tid då verksamheten har arbetstoppar är stresstålighet av vikt.


Övrigt
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med tillträde den 1 september 2020.
Övertidsarbete kan förekomma i tjänsten i samband med arbetstoppar.
Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.
En säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas då tjänsten är säkerhetsklassad. Svenskt medborgarskap är ett krav.


Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder?
Kontakta biträdande enhetschef Lisa Bjuggstam, +32 (0)2 289 57 12, HR-handläggare Johanna Nylander,+32 (0) 2 289 56 63, för frågor om anställningsvillkor och information om Bryssel eller facklig kontaktperson Anna-Charlotta Eriksson, +32 (0)2 289 57 64.
Välkommen med din ansökan med meritförteckning och övriga handlingar som du önskar åberopa via e-post till representationen.bryssel-ansokan@gov.se senast den 8 juni 2020. Ange diarienummer UM2020/18819/BRYR i din ansökan.


EU-representationen är Sveriges största utlandsmyndighet beläget i Bryssel. Verksamheten syftar till att utifrån regeringens prioriteringar och målsättningar förbereda, driva och vinna gehör för svenska ståndpunkter i EU-arbetet. Enheten för utrikes- och säkerhetspolitik, EUS, är den största enheten på representationen med ansvar för såväl geografiska utrikesfrågor som frågor med bäring på utvecklingssamarbete, säkerhet och försvar samt handel.