Vikariat 1 år: Serviceinriktad systemförvaltare och utbildningsansvarig

Servicecenter ingår i kommunikationsavdelningen på Järfälla kommun. Vår målsättning är att ge bästa möjliga service till Järfällaborna. I vårt servicecenter tar vi emot telefonsamtal, personliga möten och e-post från invånare, företag och
besökare som alla hanteras i vårt telefoni- och ärendehanteringssystem.
Vi har som mål att driva Sveriges bästa servicecenter – till den behöver vi nu en systemförvaltare och utbildningsansvarig. Ungefär 75% av arbetet består i att förvalta och utveckla vårt ärendehanterings- och telefonisystem Artvise. Övrig tid har
du rollen som utbildningsansvarig och i den rollen sköter du bland annat våra kundnöjdhetsundersökningar.

Vill du ha ett jobb där den ena dan inte är den andra lik? Då har vi jobbet för dig!

ARBETSUPPGIFTER
Du agerar på direkt uppdrag från servicecenters chefer och deltar i introduktions-planeringen och utbildar personal och förvaltar telefoni- och ärendehanteringssystemet. Du arbetar även nära andra enheter inom kommunen framförallt IT-supporten
i din roll som systemförvaltare. Det är viktigt att du i dina roller har en helhetssyn och kan se vilka behov som finns när det gäller utveckling av systemen och kompetensutveckling av personalen.

Systemförvaltare
Som systemförvaltare för vårt ärendehanterings- och telefonisystem Artvise är det du som kvalitetssäkrar och utvecklar systemen. Du har ordning och reda samt leder förbättringsarbetet. Du sköter kontakten mellan Servicecenter och leverantören. Arbetet går ut på att förbättra och verksamhetsanpassa systemet så att användarna, både på Servicecenter och i kommunens övriga verksamheter, kan använda det på bästa sätt. Du är lyhörd för alla parters behov, finns där som bollplank samt föreslår åtgärder och funktioner. Du ansvarar också för att följa upp kostnader och att budgeten för systemen hålls. Vi håller på med en omvärldsbevakning för eventuellt byte av ärendehanteringssystem och det kommer du också bli inblandad i.

Utbildningsansvar
Som utbildningsansvarig för Servicecenter följer du vår årsplan och ansvarar och utvecklar våra utbildningsplaner. Du stöttar personalen med att skapa digitala utbildningar. Du håller själv utbildningar och tar även in utbildare för vår personal i till exempel samtalshantering och annat som behövs för kompetensutvecklingen.

Kundnöjdhetsundersökningar
De som kontaktar oss får om de vill besvara en kundnöjdhetsundersökning. Det är ditt ansvar att analysera och ta fram rapporter på grupp- och individnivå. Även här ingår att utveckla och förbättra tjänsten.

Servicehandläggare
Cirka 10 % av din tid arbetar du i Servicecenters front som servicehandläggare i telefon eller besökslokal. Det är en viktig del som du behöver för att hålla koll på verksamhetens och medborgarnas behov.

Övrigt
Då Maria som har tjänsten idag går på föräldraledighet i juni så söker vi nu hennes vikarie, är det du? Planen är att vikariatet ska vara på minst ett år. Du kommer att ingå i Servicecenters ledningsgrupp och vara ansvarig tillsammans med övriga ledningsgruppen för Servicecenters verksamhet, planering, inköp och budget. Vi försöker göra arbetsdagarna så roliga som möjligt för alla som jobbar här så ett kreativt sätt är välkommet.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som:
• har erfarenhet av systemförvaltning och projektledning
• har erfarenhet av att skapa utbildningsplaner, utforma utbildningsmaterial samt utbilda
• är riktig duktig på PowerPoint, Excel och Word
• har mycket goda kunskaper i svenska och engelska

Vi ser gärna att du har:
• arbetat med telefoni- och ärendehanteringssystemet Artvise eller liknande
• arbetat med kvalitetsuppföljning, t.ex. kundundersökningar
• har arbetat inom en kundtjänst tidigare
• kunskaper i något E-learning system
• har akademisk utbildning

Vi söker dig som verkligen förstår vad kundservice är och alltid sätter kunden i fokus.
Då du kommer att utbilda personal är det viktigt att du är en god och tydlig kommunikatör. Du är väl medveten om hur du kommunicerar med andra och anpassar dig efter situationen samt har lätt för att samarbeta med andra. Du kan planera
och prioritera ditt eget arbete, tar ansvar för din uppgift och driver egna processer vidare hela vägen till mål. Du är väl medveten om verksamhetens mål, och gör ditt bästa för att uppnå dessa. På vår arbetsplats sker ständiga förändringar och förbättringar, vi vill framåt och vi vill utveckla. Därför är det viktigt för oss att du också är en flexibel person som gillar förändring.

Urval och intervjuer sker löpande, så tveka inte utan sök nu!

ÖVRIGT
Järfälla har norra Stockholms mest spännande geografiska läge och växer snabbt. Vi erbjuder en arbetsplats med stor variation, goda utvecklingsmöjligheter och arbetar efter visionen Järfälla för alla framåt. Läs mer om hur det är att jobba hos oss på www.jarfalla.se/jobbahososs

Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.