Vikarierande Verksamhetskoordinator

Du vill något. Det vill vi med! Hos oss går vi från vilja till handling så här har du alla förutsättningar att påverka och få saker gjorda. Vi lyssnar, hjälps åt och jobbar för att dra åt samma håll. Här finns möjligheterna för dig som vill skapa, bygga, förändra, uppleva och utvecklas. Helsingborg är staden för dig som vill något.

Kulturen är en viktig drivkraft för att göra Helsingborg till den mest attraktiva staden. Här bedrivs en aktiv och synlig kulturpolitik utifrån kulturinstitutionerna, de fria kulturutövarna och det civila samhällets engagemang. Förvaltningens publika verksamheter innefattar Helsingborgs bibliotek, Helsingborgs museer och Dunkers kulturhus. Tillsammans stöds de av gemensamma stabsfunktioner för kommunikation, administration, ekonomi och HR.
Om arbetsplatsen
Helsingborgs bibliotek är en del av Kulturförvaltningen och arbetar utifårn att vara en interaktiv mötesplats för kunskaps-, kultur- och läsinspiration för alla. Som en del av bibliotekets strategi arbetar hela verksamheten med att lysta prioriterade målgrupper, verka utanför de egna lokalerna, samarbeta med andra samt öka deltagandekulturen. Biblioteket arbetar i linje med och är en del av de kraftfulla digitala satsningar som sker inom staden och nationellt. Helsingborgs bibliotek arbetar som en helhet och omfattar nio områdesbibliotek, biblioteksbuss, stadsbibliotek och det digitala biblioteket. Organisationen består av fyra verksamhetsavdelningar och en stab. Totalt arbetar ett 80-tal medarbetare inom verksamheten. Helsingborgs bibliotek ingår i samarbetet Bibliotek Familjen Helsingborg där vi har ett tätt samarbete med 10 andra kommuner i nordvästra Skåne.

Arbetsuppgifter
I tjänsten som verksamhetskoordinator för Helsingborgs bibliotek tillhör du bibliotekets stabsfunktion. Du har en helhetssyn över verksamheten och fungerar som administrativt stöd till bibliotekschefen och verksamhetens ledningsgrupp. Du är lyhörd för verksamhetens behov, bra på att samarbeta och är kommunikativ. Du har ett starkt engagemang och en förmåga att driva uppdrag och processer framåt. Du leder dig själv, är van att prioritera bland arbetsuppgifter och är intresserad av att utveckla verksamheten genom fungerande internkommunikation och effektiv administration.

Beskrivning av arbetsuppgifter i urval:

- Stöd till bibliotekschefen med mötesbokningar, agendor och fikabeställningar samt koordinering av verksamhetens interna möten och utbildningsinsatser
- Stöd till ledningsgruppen med administrativa underlag, fakturering samt ärendehantering och daglig posthantering
- Stöd i verksamhetsplanering och uppföljning
- Arbete med bibliotekets internkommunikation
- Stöd till verksamheten i arbetsmiljöärenden samt planering och administration inom området.
- Kontaktperson och koordinator för lokalbokning för externa arrangemang på biblioteket.

Kvalifikationer
Vi söker dig som är/har:

- Högskoleutbildning inom samhälls- och beteendevetenskap eller annan eftergymnasial utbildning som vi som arbetsgivare bedömer likvärdig.
- Goda IT-kunskaper i kombination med vana att arbeta med Outlook och andra digitala verktyg.
- Intresse och erfarenhet av att arbeta i nära samarbete människor.
- Intresse att vara med i förändringsarbetet med framtidens biblioteksverksamhet.
- God erfarenhet av att nätverka samt skapa och upprätthålla bra samarbeten och relationer, både internt och externt.
- Bra på att uttrycka dig på svenska i såväl tal som skrift.
- Van vid att leda dig själv, ta egna initiativ och prioritera bland arbetsuppgifter.
- Handledande, bemötande och servicetänkande.

Vi lägger vid denna rekrytering stor vikt vid tidigare erfarenhet och enkätsvar när vi gör vårt urval.

Övrig information
Sista ansökningsdag:  2020-10-12
Anställningsform: Vikariat
Omfattning: 100%
Tillträdesdatum: 2021-01-07
Varaktighet: tom. Mars 2022
Antal tjänster: 1

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Helsingborgs stad använder vi rekryteringsverktyget ReachMee. Därför ber vi dig att skicka in din ansökan via ReachMee genom att klicka på ansökningslänken i annonsen. Har du några frågor kan du kontakta kontaktpersonen som finns angiven i annonsen.

Fackliga företrädare
https://intranat.helsingborg.se/hr/samverkan-och-delaktighet/fackliga-foretradare/

Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda undanber vi oss vänligen men bestämt att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.