Administrativ koordinator till Chalmers

Vill du arbeta med service och administration i en internationell miljö? Som administrativ koordinator vid institutionen för industri-och materialvetenskap kommer du att ha en uppskattad och bred roll där du stöttar forskare och lärare i en dynamisk organisation. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats i en akademisk miljö, där studenter och medarbetare drivs av att skapa värde för en hållbar framtid.

Institutionen för industri- och materialvetenskap
Vi stärker framtidens industri i ett hållbart samhälle med kunskap och tekniska lösningar. Genom forskning, innovation och utbildning skapar vi framtida industriella värdekedjor. Institutionen besitter unik kompetens inom: människa-teknikinteraktion, form och funktion, modellering och simulering, produktutveckling, material, produktion samt inom samspelet mellan dessa områden.

I forskningen utvecklas den industriella processen från behov till färdig produkt, samtidigt som ett mervärde skapas. Genom att kompetens längs hela kedjan är förenad utmärker institutionen sig såväl nationellt som internationellt. Här samlas internationellt konkurrenskraftiga forskare, i dynamiska och framstående forskningsmiljöer samt i nationella och internationella forskningsnätverk i samverkan med industri och samhälle. Vår undervisning syftar till att utbilda ingenjörer med kapacitet att bidra till de teknologiska skiften som krävs för att tillfredsställa samhällets behov av omställning.

Beskrivning av tjänsten
Vi söker nu en vikarie för vår administrativa koordinator som ska vara föräldraledig. Tjänsten är uppdelad upp två huvudområden: personaladministration och att projektleda och hantera delar av administrationen kring konferenser och akademiska högtidligheter. Utöver detta ingår det att vara kontorsansvarig för två avdelningar. Som personaladministratör ansvarar du för två avdelningar inkl. två centra, av totalt sex avdelningar, samt stöttar resterande 4 avdelningar med bland annat migrationsfrågor, boende och anmälan till svenskakurser med stöd av central HR-avdelning och HR-partner.

Du samarbetar tätt tillsammans med administrativ chef, HR-partner, avdelningschefer, forskare och lärare och övriga administratörer och tar självständigt ansvar för genomförande av ditt arbete. Du kommer att tillhöra ett kompetent och positivt verksamhetsstöd på totalt 10 personer. 

Du ansvarar för:
- förmedling av kunskap och information angående anställning till institutionens chefer i samarbete med HR-partner.
- introduktion av ny personal/gäster, avtal, utlämning av nyckel och passerkortshantering med mera.
- bokning av resor, luncher och middagar.
- övrig service som kan beröra personaladministration.

Anställningsform
Tidsbegränsad anställning på heltid. Tjänsten är ett vikariat på 100% med start under hösten år 2022 t.om 30 juni 2024.

Kvalifikationer
För anställningen krävs gymnasieexamen, och det anses meriterande med högskolestudier. Vi ser gärna att du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna ur olika perspektiv. Du trivs med blandning av rutinuppgifter och avancerade uppgifter. Det är viktigt att du har förmåga att ta egna initiativ och arbeta självständigt när så krävs.
Du har intresse för systemstöd och mycket goda kunskaper i Officepaketet. Vi vill också att du har mycket goda kunskaper i både svenska och engelska i tal och skrift. 

Det är meriterande om du har en personalvetarbakgrund eller tidigare erfarenhet av personaladministration. Det är också meriterade om du har erfarenhet av att projektleda och arbeta administrativt med större konferenser.

Att arbeta på Chalmers
Chalmers vision: ”För en hållbar framtid” genomsyrar synen på vår arbetsmiljö och våra medarbetare, därför erbjuder vi bland annat:
⦁ Flexibilitet att arbeta på distans.
⦁ Semester upp till 7 veckor per år.
⦁ Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar samt flextid erbjuds.
⦁ Anställda erbjuds friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimma varje vecka under betald arbetstid.

Här kan du läsa mer om våra förmåner och hur det är att arbeta på Chalmers.

Chalmers arbetar aktivt för att vara en attraktiv arbetsgivare. Jämställdhet och mångfald är viktiga grunder för all verksamhet på Chalmers.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska vara märkt med Namn, Ref 20220461 och dokumenten sparas som PDF-filer enligt nedan:

CV

Personligt brev
• 1-2 sidor

Övrigt (valfritt)
• Eventuella intyg, betyg etc. Referenser lämnas vid en eventuell intervju.

Sista ansökningsdag: 15 oktober

Vid frågor, vänligen kontakta
Christina Haglund, administrativ chef
christina.haglund@chalmers.se

*** Chalmers undanber sig alla erbjudanden om ytterligare jobbannonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering. ***
 



Chalmers vision är att aktivt medverka till en hållbar framtid. Vår forskning och utbildning inom teknik, naturvetenskap, arkitektur och sjöfart bedrivs i nära kontakt med omvärlden. Strategin för att nå vetenskaplig excellens förverkligas inom sex styrkeområden; Energi, Hälsa och teknik, Informations- och kommunikationsteknik, Materialvetenskap, Produktion och Transport. De grundläggande vetenskaperna utgör basen och hållbarhet, innovation och entreprenörskap är viktiga drivkrafter. Chalmers har omkring 11 000 studenter och 3000 anställda. Utveckling och förnyelse har präglat Chalmers ända sen starten 1829, helt enligt grundaren William Chalmers motto: Avancez!