Exploateringskontoret söker chefssekreterare

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Är du chefssekreterare och intresserad av en central, betydelsefull och varierande roll i vår verksamhet på exploateringskontoret ser vi fram emot din ansökan.

Arbetsbeskrivning
I rollen som chefssekreterare kommer du ha en samordnande roll och vara en viktig del av att skapa förutsättningar för förvaltningschefen och förvaltningens chefer till god struktur och effektivitet i arbetet. Då förvaltningschefen arbetar med en bredd av frågor och verkar i olika sammanhang kommer arbetsuppgifterna variera. 

Exempel på arbetsuppgifter:

- Ge service och administrativt stöd till förvaltningschefen, med t.ex. bokningar av möten
- Vara den första kontakten, internt och externt med allmänhet och näringsliv
- Upprätta dagordning till ledningsgrupp och boka in eventuella föredragningar
- Samordna kontorets arbete med utskick av handlingar till exploateringsnämndens möten
- Arrangera inrikes- och utrikes studieresor för ledningsgrupp m.m. och arrangera och planera konferenser och event för ledningsgruppen, chefsgruppen m.fl.
- Boka lokaler för olika typer av möten inkl. frukostmöten för hela kontoret
- Fakturahantering, diarieföring/registrering av inkommande handlingar




Kvalifikationer
Vi vill att du som söker har erfarenhet av arbete som chefssekreterare, eller likvärdig roll, i politisk styrd organisation eller större bolag/koncernledning. Du har en fullföljd gymnasieutbildning och gärna relevant eftergymnasial utbildning. Du behöver ha mycket god förmåga att hantera det svenska språket i tal och skrift samt goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift. Du är en erfaren användare av Officepaketet och har ett intresse för samhällsutveckling och stadsbyggnad.

Då man också får möjlighet att hjälpa de olika avdelningarna på kontoret, ställer tjänsten krav på flexibilitet. Vi söker en person som förstår vikten av bra service och som kan hantera de flesta arbetsuppgifter med förmågan att kunna prioritera rätt.

För att trivas i rollen som chefssekreterare är du driven, lösningsorienterad och har lätt för att strukturera ditt arbete. Då arbetet bl. a. innebär samordning av interna och externa kontakter är det viktigt att du har lätt för att samarbeta. Vidare har du god kommunikativ förmåga, såväl muntligt som skriftligt. Som person har du väl grundade och tydliga värderingar och är van att ta ställning till frågor ur ett etiskt perspektiv. Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera.

 

Vi erbjuder
Exploateringskontoret erbjuder ett öppet och prestigelöst arbetsklimat, med stor respekt för din kompetens. Vi erbjuder dig en trygg arbetsplats med kollektivavtal och förmåner som tjänstepension, friskvårdsbidrag, friskvårdstimme, föräldraledighetstillägg och flexibel arbetstid. Kontoret ligger på Fleminggatan i centrala Stockholm, endast fem minuters promenad från Centralstationen.

 

Övrigt


Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Stockholms stad är inne i ett expansivt skede och på exploateringskontoret har vi en viktig roll i att utveckla och bygga huvudstaden. Vi arbetar med många av Sveriges mest intressanta och uppmärksammade stadsutvecklingsprojekt. Exploateringskontoret är en av stadens förvaltningar och lyder under exploateringsnämnden. Vi ansvarar bland annat för utveckling och förvaltning av stadens mark, exploatering för bostäder och företagsområden och stadens investeringar i gator och parker i exploateringsprojekt. Vi är cirka 240 medarbetare.