Travel Manager

Karolinska Institutets mål är att förbättra människors hälsa genom utbildning och forskning. Kärnverksamheten stöds administrativt av medarbetare vid Universitetsförvaltningen och institutionerna.

Universitetsförvaltningen stödjer KIs institutioner och ledning, de tre styrelserna och deras underorgan. Universitetsförvaltningen svarar dessutom för administrativt stöd och samordning för flera centrumbildningar och projektorganisationer.



Avdelning
Nu söker vi en Travel Manager som vill vara med att driva, utveckla och samordna Karolinska Institutets (KI) tjänster inom reseområdet.

Tjänsten är organisatoriskt placerad vid löneenheten på personalavdelningen som tillhör universitetsförvaltningen vid KI. Personalavdelningen ansvarar för det övergripande personalarbetet inom universitetet. Avdelningen är idag organiserad med tre enheter - Lön, HR och rekrytering - med ett 30-tal medarbetare.

Arbetsuppgifter
Du ska aktivt driva utvecklings- och samordningsarbetet med KI:s leverantörer för resor, hotell, transportmedel och reserådgivning, för att säkerställa att KI:s önskemål och krav på ett kostnadseffektivt och miljömässigt resande uppfylls. Du kommer vara med att påverka utvecklingen av KI:s resepolicy och resereglemente samt hålla i dessa interna utbildningar.

Du kommer också få arbeta med att följa upp resekostnader inom KI. Du kommer få utveckla, dokumentera och förvalta arbetsrutiner samt KI:s interna reseportal som finns på vårt intranät.

I tjänsten ingår samarbete med många olika aktörer, t.ex. upphandlingsenheten, miljö- och säkerhetsenheten samt HR-funkioner och administrativa chefer vid institutionerna.

I övrigt innebär tjänsten att vara flexibel och kunna rycka in för att stödja verksamheten i sin helhet.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:

- Gedigen projekt- eller arbetsledarerfarenhet som Travel Manager 
- Erfarenhet av avtalsförvaltning och upphandlingar från större organisationer
- Goda kunskaper om upphandlingsregler
- Försäkringskunskaper kring resor
- Ekonomi- och statistikkunskaper
- Goda webb- och datakunskaper
- God kommunikationsförmåga med känsla för kvalitét, effektivitet och service
- Mycket goda kunskaper i engelska

Vi ser gärna att du har en ekonomisk eller administrativ utbildning på universitetsnivå eller annan likvärdig utbildning. Du har arbetat med resefrågor inom större företag/myndigheter eller har flera års erfarenhet från resebranschen där du har arbetat med att förmedla resetjänster till myndigheter och stora företag.

Personliga egenskaper
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och att du har en hög servicekänsla, är lyhörd och flexibel, har en god organisationsförmåga och är bra på att skapa förtroende för dig själv. Du har ett kundorienterat förhållningssätt och ett intresse och vilja att utvecklas såväl personligt som yrkesmässigt. Du har en god pedagogisk förmåga samt är strukturerad och har en hög organisationsförmåga.

Vi erbjuder ett spännande, utmanande och mångsidigt arbete med goda möjligheter till utveckling.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet MyNetwork.

Vi ser gärna att du skickar in din ansökan så fort som möjligt då urval ocn intervjuer sker löpande.

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. I Sverige står Karolinska Institutet för drygt 40 procent av den medicinska akademiska forskningen och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Sedan 1901 utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin.

Enligt Riksarkivets föreskrifter arkiveras ansökningshandlingar i två år efter att tillsättningsbeslutet vunnit laga kraft. Detta gäller dock ej bilagor som är tryckta eller på annat sätt publicerade.

Karolinska Institutet strävar efter att vara en arbetsplats med jämn könsfördelning som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.