Office Coordinator

Trivs du som bäst när du är mitt i händelsernas centrum? Hos oss på Academic Work blir du del av en ambitiös och händelserik miljö där din insats är av största vikt för att vi fortsatt ska kunna leverera service i världsklass till våra kunder, konsulter, kandidater och internt anställda. Academic Work söker nu en Office Coordinator till Göteborg.

OM TJÄNSTEN
Som Office Coordinator har du en bred och varierande roll med flera olika ansvarsområden. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att ansvara för kontorets reception samt att agera som stöd till kontorschefen, Filippa Lundgren i det dagliga arbetet och även vid behov ledningsgruppen på kontoret på Göteborg. I receptionen ger du förstklassig service till alla som antingen besöker kontoret eller som ringer via vår växel. Du arbetar i en föränderlig miljö där din huvudsakliga uppgift bland annat är att planera, leda, genomföra och följa upp olika aktiviteter och projekt. Du förväntas med andra ord avlasta i en mängd olika uppgifter i syfte att frigöra tid och möjliggöra att kontorschefen kan prioritera tillgänglighet och närvaro för kontorets ledningsgrupp, operativa medarbetare och Academic Works aktuella fokusområden.

Är du nyfiken på att veta mer om hur det är att arbeta internt på Academic Work? Spana in vårt Instagramkonto och följ med bakom kulisserna på våra 13 kontor över hela Sverige.

Du kommer till exempel att:
- Ta emot och ge service till besökare som exempelvis kunder, konsulter, kandidater, interna kollegor och leverantörer.
- Ge service via telefon genom vår centrala växel.
- Personalansvar för ett antal deltidsanställda i receptionen.
- Ansvara för kontakten med leverantörer och hantera beställningar av bland annat kontors och marknadsmaterial.
- Svara på löpande frågor och försöka lösa uppkomna problem som inkommer från medarbetare och kontorsledning.
- Ta fram och sammanställa material och presentationer inför interna möten, till exempel Power Point-Presentationer.
- Självständigt, eller i samarbete med kollegor, driva olika interna projekt.
- Arbeta med fakturahantering – attestera fakturor, reseräkningar och dylikt.
- Koordinera och boka olika aktiviteter som konferenser, utbildningar, möten och events.
- Sammanställa rapporter och uppdatera rutiner, riktlinjer och dokument, samt ta mötesanteckningar.
Tjänsten passar dig som trivs med arbetsuppgifter som varierar från högt till lågt, då rollen innebär att vara behjälplig där behovet finns!

VI SÖKER DIG SOM


* Brinner för att ge bästa möjliga service
* Har tidigare erfarenhet av en roll inom koordinering, administration och service
* Har en god administrativ vana samt goda kunskaper och tidigare erfarenhet av samtliga Office-program.
* Har mycket goda kunskaper i engelska och svenska, både i tal och i skrift, då du kommer kommunicera samt skriva material på båda språken.
* Har B-körkort


Det är meriterande om du har
- Har en akademisk utbildning med avslutad examen
- Har tidigare erfarenhet av att jobba i växel
- Tidigare erfarenhet av att jobba i en liknande roll så som receptionist, administratör, event-planerare eller assisterande roll
- Erfarenhet av analysarbete, driva projekt och göra presentationer

Du är en person som snabbt anpassar dig till nya omständigheter och är lösningsfokuserad även när du stöter på motgångar. Eftersom du hanterar mycket information är det av största vikt att du är strukturerad samt har en hög integritet och förståelse för hur konfidentiella frågor bör hanteras. Din förmåga att arbeta självständigt är hög och du trivs med att arbeta målinriktad samt anstränger dig för att leverera dina uppgifter utifrån deadlines. Slutligen har du en god kommunikativ förmåga i såväl tal som skrift.

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:
- Strukturerad
- Självgående
- Problemlösande
- Anpassningsbar

Vår rekryteringsprocess

Sök tjänsten genom att klicka på Ansök via annan sajt. Det första steget i rekryteringsprocessen är att genomföra två tester av Assessio. Det ena är en personlighetskartläggning som tar cirka 20 minuter att slutföra, det andra ett test som testar din kognitiva förmåga som tar 12 minuter att slutföra. Anledningen till att vi använder oss av tester är för att säkerställa en solid och rättvis rekryteringsprocess med fokus på potentialen för den position vi anställer till.

Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på filiph.fagerlund@academicwork.se. Skriv annonstiteln i rubriken och kopiera gärna in länken till annonsen i ditt mail.

INFORMATION OM FÖRETAGET
Academic Work är ett bemannings- och rekryteringsföretag som sedan starten 1998 har hjälpt över 130 000 young professionals världen över till jobb. Vi strävar efter att bygga en arbetsplats i absolut världsklass, målet är att ingen medarbetare på Academic Work ska vilja jobba någon annanstans. Vår kultur präglas av våra våra tre värderingar: Share Energy, Beat Yesterday och Show Heart!