Samordnare för lokaler och iordningsställande

Samordnare för Lokaler och Iordningställande
till Sekretariatet för EU-möten i Sverige 2009

Den 1 januari 2008 inrättades Sekretariatet för EU-möten i Sverige 2009 (SES-09).Sekretariatet ansvarar för logistik och praktiskt genomförande av ett hundratal möten i Sverige under EU-ordförandeskapet hösten 2009.Sekretariatet är organisatoriskt placerat under Förvaltningschefen i Statsrådsberedningen och består av sju verksamhetsgrupper, en stab och ledning.De sju verksamhetsgrupperna är: Ekonomi och Juridik, Säkerhet och Transporter, Lokaler och Iordningställande, Teknik, Medielogistik, Konferensservice och Möteskoordinatorer.

Under våren 2008 pågår rekrytering och bemanning.Sekretariatets ledning samt gruppchefer är på plats, och nästa steg är att rekrytera inom respektive verksamhetsområde.Vid full bemanning uppskattas sekretariatet att bestå av ca 55 medarbetare.

Arbetet inom sekretariatet präglas av laganda och flexibilitet.Utöver det egna ansvarsområdet krävs därför beredskap och öppenhet för att rycka in och hjälpa till där det för tillfället bäst behövs.Arbetsbelastningen kommer tidvis att vara mycket hög.Mötena genomförs på olika orter i Sverige och förläggs ofta till helger, varför man som medarbetare i sekretariatet måste vara beredd att under vissa perioder arbeta på obekväm arbetstid och på andra orter än Stockholm.
Arbetsuppgifterna innebär att för ett antal möten hantera en hel process från att inspektera en möteslokal, planera iordningställandet och medverka vid genomförandet tillsammans med gruppens övriga medarbetare och anlitade leverantörer.

Du kommer att samordna de aktiviteter som behövs för att iordningställa funktionella, säkra, tillgängliga, representativa och kostnadseffektiva lokaler för mötesverksamheten under Sveriges ordförandeskap i EU 2009.I vissa fall genomförs möten i mässhallar, vilka kräver ett stort mått av koordinering/samordning, möblering och en känsla för inredning.I andra fall äger mötena rum i befintliga konferenslokaler.

Konkreta arbetsuppgifter kopplade till ansvarsområdena är t.ex. att utarbeta kravspecifikationer genom att föra en dialog med värddepartement, möteskoordinatorer och berörda inom övriga sakområden i sekretariatet om lokalönskemål och behov.Utifrån kravspecifikationen hanterar du därefter avrop mot leverantör och medverkar vid gruppens resursplanering.

Initialt är det planering och förberedelsearbete som pågår till våren 2009, därefter en genomförandeperiod under ordförandeskapshalvåret följt av en uppföljningsperiod.

Vi söker dig som har erfarenhet av likartade arbetsuppgifter gärna inom fastighetsbranschen som samordnare/koordinator av lokalrelaterade frågor på kundsidan.Du kan också ha en projektledarbakgrund med en branschteknisk förståelse.Du har lång erfarenhet från att arbeta i projektform.Det är meriterande med erfarenhet av leverantörsförhandlingar, upphandling och logistik samt en högskoleutbildning eller motsvarande.

Du är noggrann och har en mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, både på svenska och engelska.Övriga språkkunskaper är meriterande.Kännedom om EU:s regelverk, förhandlingsapparat och institutioner är önskvärt men inget krav.

Samtliga nås via växeln på tel.