Administrativ assistent

4Y är en del av enheten för Arbete och tillväxt i Bjuvs kommun. Vi har som mål att på olika sätt stödja enskilda personer att komma ut i arbete och bli självförsörjande. Ett led i detta är att erbjuda vägledning, praktik och bedömning av arbetsförmåga. Våra 4Y står för: yrkesbedömning, yrkesprövning, yrkesträning, yrkesutbildning. 2008 tog vi emot ca 280 personer för olika insatser. I vår verksamhet kan vi erbjuda praktik både inom vår egen verksamhet eller ute på några av våra 300 externa praktikplatser. ARBETSUPPGIFTER Som administrativ assistent kommer du att bemanna vår reception. Förutom att visa våra deltagare från socialtjänst, arbetsförmedling och försäkringskassa till rätta så ger du administrativt stöd åt övrig personal på 4Y. Det innebär bland annat att du kommer att arbeta med: . Kontering, internfakturering samt kontakt med våra leverantörer . Arkivering och gallring av sekretessklassade handlingar . Diarieföring . Beställning av kontorsmaterial mm. . Uppföljning av närvaro/frånvaro för våra deltagare KVALIFIKATIONER Du har lägst gymnasieutbildning, gärna med ekonomisk inriktning. Du är noggrann och har mycket god färdighet i att använda MS Office-paketets olika program. Det är en fördel om du är van vid fakturering, kontering och arkivering. Kunskap om sekretesslagstiftningen är meriterande. Du skall trivas i att arbeta i en öppen reception och kunna hantera ärende som dyker upp "här och nu". Du skall ha en god social förmåga och trivas med att möta människor i olika åldrar och från olika länder. Då vår organisation är i förändring skall du ha förmåga att utveckla din tjänst, din egen kompetens och våra administrativa rutiner.