Administrativ assistent med ansvar för arkiv

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Hägersten-Älvsjö är en av 13 stadsdelsförvaltningar i Stockholms stad. I dag är vi stadens näst största stadsdelsområde med ca 125 000 invånare, och redan 2024 beräknas vi bli störst i staden. Stadsdelsförvaltningen erbjuder förskola och fritid, omsorg om äldre och personer med funktionsnedsättning, socialtjänst, förebyggande och trygghetsskapande arbete, stadsutveckling och parkskötsel. Vi är drygt 3000 medarbetare som tillsammans arbetar för att skapa bra förutsättningar och service för de som bor i stadsdelsområdet.



Arbetsplatsbeskrivning
Enheten för ekonomiskt bistånd och beroendefrågor består av cirka 75 medarbetare.

Enheten leds av en enhetschef och fyra biträdande enhetschefer som har personalansvar. Enheten har en samlad administration som idag består av 5 administrativa assistenter. Då en av våra administrativa assistenter går vidare till annan tjänst söker vi en medarbetare som främst kommer att ha ansvar för socialtjänstens arkiv.

Arbetsbeskrivning
Medarbetare i arkivet ansvarar för akthantering av ärenden som handläggs enligt socialtjänstlagen (SoL) och Lagen om särskild service (LSS). Arbetsuppgifterna är bl a att sortera akter i arkivet, arkivvård, gallring och leverans av akter till stadsarkivet, hantera beställning av akter från enheter samt att hålla en god ordning i arkivet.  I ett arbete i ett arkiv förekommer det dagligen lyft av akter och arkivboxar till och från hyllor. Detta kan ibland upplevas som tungt.

Administrativa gruppen arbetar teambaserat enligt ett strukturerat schema. Det är viktigt att alla medarbetare i gruppen, vid behov, kan utföra övriga administrativa arbetsuppgifter. I dessa ingår bland annat hantering av egna medel, fakturahantering, beställningar och inköp i Agresso, posthantering, skriva mötesanteckningar, skicka kallelser samt avstämningar av ekonomiskt bistånd. 

Kvalifikationer
Vi ser gärna att du har tidigare erfarenhet av arkivarbete, t ex som arkivassistent eller registrator.  Det är vidare en fördel om du har arbetat med administrativt arbete inom socialtjänsten. Du bör  även ha datorvana och goda kunskaper i Officepaketet.

Som person är du trygg i dig själv och har mycket god samarbetsförmåga. Du är uthållig och lösningsfokuserad samt har god struktur i ditt arbete. För att passa för tjänsten behöver du kunna arbeta självständigt och prioritera ditt arbete effektivt. Du har goda kunskaper i svenska, både tal och skrift där du har förmåga att kommunicera på ett tydligt sätt. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. 



Övrigt
Arbetsplatsen är belägen vid Telefonplan som erbjuder goda kommunikationer. 

Som anställd i Hägersten-Älvsjö stadsdelsförvaltning har du möjlighet att växla semesterersättning mot extra lediga dagar, vi har flextid,  friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimme per vecka.

Intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningsperioden. 

 

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.