Administrativ assistent till Kulturarrangemang och mötesplatser

Ref: 20201440 Arbetsuppgifter
Är du en grym administratör som är bäst på diarieföring och gillar ordning och reda? Gillar du dessutom att arbeta i team, trivs när det tempo och händer mycket på jobbet och är intresserad av Malmös kulturliv? Då ska du se hit, för nu söker vi en administrativ assistent till kulturförvaltningens nyaste avdelning, Kulturarrangemang och mötesplatser.

Hos oss ingår du och har en viktig roll i avdelningens ledningsgrupp. Avdelningen har ett stort och brett kulturuppdrag, som bland annat omfattar kulturförvaltningens nya arrangemangsenhet. Vi ansvarar även för drift och utveckling av stadens allaktivitetshus. Vi jobbar alltid med Malmöbornas önskemål och behov i centrum och på vår avdelning är det alltid full fart.

Nu söker vi dig som kan hjälpa oss att hålla koll på våra viktiga administrativa uppgifter, som diarieföring, hantering av handlingar, kalendrar och fakturor, direktupphandlingar och annat som hör offentlig förvaltning till. Du ska även vara chefsstöd till avdelningschef och enhetschefer och är dem behjälplig med stort och smått i det dagliga arbetet. Du är sekreterare i avdelningens lednings- och samverkansgrupper och har en viktig roll för att få ledningens arbete att flyta på framåt. Du ska även stötta avdelningens samtliga chefer i HR-systemet, exempelvis med schemaläggning. 

Vi erbjuder en plats i ett lösningsfokuserat och utvecklingsorienterat team, där det är viktigt med humor. Vi kommer därför att lägga stor vikt vid personlig lämplighet för att hitta rätt person.

Kvalifikationer
För att lyckas i uppdraget behöver du ha erfarenhet av arbete inom offentlig förvaltning. Du har goda kunskaper om arkivhantering och minst två års erfarenhet av digital diarieföring eller motsvarande. Du kan alla delar i office-paketet. Du måste också ha mycket god organisationsförmåga samt vara serviceinriktad. Det är önskvärt att du även har två till tre års erfarenhet av chefsstöd.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet, prestigelöshet och god förmåga att kommunicera. Vi ser gärna att du har ett intresse för och kunskap om kulturlivet i Malmö. Vi kommer att göra ett löpande urval och kalla till intervjuer under pågående rekryteringsperiod, så vänta inte för länge med din ansökan. 

Vi ser fram emot din ansökan!

Om arbetsplatsen
På Kulturförvaltningen finns avdelningen för Kulturarrangemang och mötesplatser. I enheten Mötesplatser ingår tre allaktivitetshus, ett på Hermodsdal, ett på Lindängen och ett i Apelgård. Allaktivitetshusen använder sig av skolans lokaler på eftermiddagar, kvällar och helger och erbjuder gratis aktiviteter till boende i området i alla åldrar. Verksamheten grundar sig på medborgarnas behov och önskemål och arbetet sker i nära dialog med de boende i områdena. 

I enheten för Kulturarrangemang finns både Arena 305, som är ett musik- och kulturhus där unga malmöbor i åldern 15–25 kan utveckla sina musik- och kulturintressen, och sektionen för scenkonstproduktion som ansvarar för produktion och programläggning av Sommarscen Malmö och samordning av program för kultur i förskola och skola, med fokus på scenkonst och film. 

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
Om du har sökt tjänster i Malmö stad tidigare så märker du kanske att du söker till denna tjänst på ett nytt sätt. Vi byter rekryteringssystem för att det ska vara enklare för dig att söka våra tjänster. Om du vill återanvända en ansökan du gjort för en tidigare tjänst hos oss kan du logga in på ditt konto i Visma Recruit och ladda ner ditt tidigare CV och personliga brev.  ​


Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.