Administrativ assistent/Nämndsekreterare

Väx med din uppgift Malmö stad är en av de största arbetsgivarna i Skåne. Våra 20 000 anställda möter Malmöborna i livets alla skeenden. Att vara anställd här är att spela en viktig roll i Malmös utveckling. Genom att arbeta i Malmö stad får du möjlighet att arbeta med hållbar samhällsutveckling och därför tycker vi att vi kan kalla oss framtidens arbetsplats. Våra värderingar bygger på människors lika värde. Det finns över 400 yrkeskategorier representerade inom 10 stadsdelsförvaltningar och 12 övriga förvaltningar. Kulturförvaltningen svarar för stadens övergripande planering inom kultursektorn. Kulturförvaltningen bedriver verksamhet inom sju institutioner: Malmö Konsthall, Malmö Konstmuseum, Malmö Kulturskola, Malmö Kulturstöd, Malmö Museer, Stadsarkivet och Stadsbiblioteket. Kulturkansliet utgör den samlade administrationen för förvaltningen. Kansliets arbete ska synliggöra och stärka kulturen i Malmö genom att lyfta fram och utveckla frågor som berör hela kulturområdet. Att vara med och skapa förutsättningar för ett vidgat deltagande i kulturlivet är vår högsta prioritet. Våra arbetsområden är verksamhetsutveckling, ekonomi, kommunikation och medarbetare/organisation. Kansliet bereder och administrerar kulturnämndens handlingar och sammanträden samt följer upp att de politiska besluten verkställs. Ansvaret för Kulturhuset Mazetti avseende samordning samt receptions- och vaktmästarfunktioner ingår också i kansliets verksamhet. ARBETSUPPGIFTER Vi söker dig som trivs med en mångfacetterad tjänst med uppgifter som är kvalificerade så väl som servicetjänster. Du är den som besökare till Kulturkansliet möter först, både vid besök och i telefon. Vi sitter i centrala Malmö i vackra och kulturmärkta lokaler. Omkring dig finns ett drivet och kreativt gäng med kultur som ett gemensamt intresse från administrativt perspektiv. Arbetsuppgifterna omfattar tre huvudområden: . Sekreterare i kulturnämnden, som bland annat innebär administration av nämndens handlingar och sammanträden inklusive protokokollskrivning, expediering samt arvodesrapportering för kulturnämndens ledamöter. . Sekreterare till kulturdirektören och kanslichefen: bland annat telefonservice, post-och e-post hantering, bokning av möten och resor, service vid möten och besök. . Ansvar för Kulturkansliets telefon, post, diarieföring och arkiv: bland annat att behärska Doculive, upprätta arkivbildningsplan och arkivförteckning samt praktisk arkivhantering. KVALIFIKATIONER Vi vill att du har lägst gymnasieutbildning eller motsvarande. Kanske har du kompletterat med en lämplig yrkesutbildning. Du måste behärska svenska och engelska i tal och skrift. Har du en dokumenterad erfarenhet av sekreterarskap i politisk nämnd och goda kunskaper i och erfarenhet av det digitala arkivsystemet Doculive, ses detta som mycket meriterande. Självklart besitter du goda kunskaper i Officepaketet. Som person har du egenskaper såsom organisationsförmåga och hög servicekänsla. Arbetets art kräver också att du är noggrann, gillar att ha perioder med hög arbetsbelastning och att ha många saker på gång samtidigt. Du kännetecknas av prestigelöshet och flexibilitet samt har hög integritet. Sammantaget värderar vi din personliga lämplighet högt.