Administrativ assistent/registrator

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

I Sociala resursförvaltningen finns Malmö stads kommungemensamma verksamheter inom individ och familjeomsorg samt insatser enligt lagen om stöd och service till personer med funktionsnedsättning (LSS). Förvaltningen ansvarar också för mottagning av nyanlända flyktingar och ensamkommande barn och planering och utbyggnad av LSS-boenden. Förvaltningen arbetar också med överförmyndarärenden, tillståndsärenden enligt alkohollagen samt föreningsbidrag till idéburna organisationer.

Tjänsten som administrativ assistent/registrator finns på Kansli- och utvecklingsavdelningen, på Sociala resursförvaltningens Kansli.



ARBETSUPPGIFTER
Som administrativ assistent/registrator är du ansvarig för delar av förvaltningens diarium och för att registrering av allmänna handlingar/ärenden sker i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen. Du ser till att handlingarna är tillgängliga och sökbara enligt offentlighetsprincipen och att de kan bevaras utifrån arkivlagstiftningen. Ansvar för gallring och arkivering kan förekomma. Förutom att operativt kunna diarieföra ska du som registrator utgöra ett stöd till dina kollegor rörande regler kring offentlighet och sekretess. Platina är det kommungemensamma IT-stöd för dokument- & ärendehantering som används i Malmö stad.
I tjänsten ingår även att vara administrativt stöd till nämndsekreterare och avdelningschef. Visst receptionsarbete kan förekomma.
Arbetet sker i mycket nära samarbete med huvudregistrator, samt övriga registratorer i förvaltningen. God samverkan med nämndsekreterare och arkivansvarig är också nödvändigt. Vid huvudregistrators ledighet ska du kunna gå in som huvudregistrator i förvaltningen.
En viktig del i arbetet är att tillsammans med övriga medarbetare ständigt förbättra rutiner och processer.




KVALIFIKATIONER
Du har
• erfarenhet av registrering, diarieföring och ärendehantering
• erfarenhet av arbete i ärendehanteringssystem
• kunskap om offentlighet- och sekretesslagen, förvaltningslagen samt arkivlagen.
• god kunskap i svenska språket, framför allt i skrift
• minst 3-årig gymnasieskola eller motsvarande
• god förmåga att arbeta självständigt, och en utpräglad serviceinriktad attityd
• förmåga att bidra till en god gemenskap i en positiv och utvecklande atmosfär

En bakgrund från liknande arbete inom kommunal eller statlig förvaltning är önskvärt. Utbildning inom ärende- och dokumenthantering är meriterande.

Struktur, noggrannhet och ordningssinne är en förutsättning för ett professionellt utförande av arbetsuppgifterna.


ÖVRIGT
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till 0771- 10 10 29. Frågor om specifika jobb besvaras av den rekryterare eller kontaktperson som anges i annonsen.