Administrativ handläggare

På Mälardalens högskola möts människor som vill utveckla sig själva och framtiden. Våra 15 000 studenter läser kurser och program inom ekonomi, hälsa, teknik och utbildning. Vi bedriver forskning inom alla utbildningsområden och har internationellt framstående forskning inom framtidens energi och inbyggda system. Vårt nära samarbete med näringsliv och offentlig sektor gör att vi på MDH bidrar till att människor mår bättre och jorden håller längre. Mälardalens högskola finns på båda sidor om Mälaren med campus i Eskilstuna och Västerås.

Campussektionen ansvarar för MDH:s långsiktiga lokalplanering. Vi arbetar bland annat med hyresavtal, lokalutveckling, schema och lokalbokningar, tentamina, lokalservice och underhåll samt säkerhet. I vårt uppdrag ingår också att arrangera Högskoleprovet.

Anställningsinformation
Anställningsform: Tidsbegränsad anställning, 1 år
Omfattning: Heltid
Sista ansökningsdag: 2021-01-21
Stationeringsort: Västerås/Eskilstuna
Akademi/enhet/sektion: Campussektionen

Arbetsuppgifter
Som administrativ handläggare kommer du att arbeta inom enheten Administrativ drift tillsammans med fem andra kollegor. Enheten ansvarar för högskolans övergripande schema/lokalbokning, tentamenssamordning och anordnande av Högskoleprovet.

Vi behöver nu förstärkning under ett år och söker därför två nya kollegor som i första hand ska arbeta med tentamenssamordning.

Arbetet innebär att du planerar och bokar lokaler samt tentamensvakter till tentamenstillfällena i Eskilstuna/Södertälje eller Västerås. Du blir kontaktperson för ca 25 tentamensvakter och behöver vara trygg som person samt vara väl insatt i regelverken som gäller vid salstentamen för att kunna hantera eventuella situationer som uppstår vid salstentamen.

Du kommer att granska och attestera tidrapporter, hålla i vaktmöten och rekrytera nya vakter vid behov. Vi har nyligen även påbörjat införandet av digitala salstentamen som Inspera som vi kommer fortsätta med.

Som administrativ handläggare kommer du även att arbeta med schema/lokalbokning. Det innebär att du bokar lokaler för högskolans undervisning i det centrala schemaläggnings- och lokalbokningssystemet KronoX.  Schemaläggning sker främst under två större schemaläggningsperioder men det kommer även löpande lokalbokningar och ändringar under året då ärenden tas emot via e-post och telefon. Arbetet innebär mycket intern kontakt med högskolans fyra akademier.

I enhetens uppdrag ingår även att anordna Högskoleprovet på 5 orter i Mälardalsregionen enligt Universitets- och högskolerådets anvisningar. Detta arbete sker normalt 2 gånger per år, men i år har vi ett extra spännande uppdrag på oss att anordna detta 3 gånger.

Hela enheten sitter idag samlade i Västerås, men för den som önskar finns möjligheten att arbeta från Eskilstuna.

Arbetet som tentamenssamordnare för Eskilstuna innebär även arbete på plats i Eskilstuna under tentamensperioderna och när löpande tentamenstillfällen ges.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har som lägst slutförd gymnasieutbildning.

För att passa i rollen som administrativ handläggare behöver du tycka om administration, vara en lagspelare som är proaktiv i ditt agerande, noggrann, effektiv och strukturerad. Arbetstempot är periodvis mycket högt varför du behöver klara av att prioritera dina arbetsuppgifter även under hög arbetsbelastning, vilket ställer krav på dig att vara flexibel och kunna lösa uppkomna situationer.

De centrala orden för din person är serviceinriktad, ansvarstagande och självgående. Vidare är du utvecklingsorienterad och en positiv person med en flexibel attityd som har lätt för att komma till tals med andra människor.

Goda kunskaper i Officepaketet, särskilt i Excel är ett krav då vi arbetar mycket med Excel, Word, Teams, mm.

Du ska även ha mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift då båda språken krävs i det dagliga arbetet och du behöver kunna tala inför stora grupper.

Avgörande vikt läggs vid personlig lämplighet. Vi värdesätter de kvaliteter som en jämn ålders- och könsfördelning samt etnisk och kulturell mångfald tillför.

Meriterande
Erfarenhet av liknande arbete vid högskola eller universitet är meriterande. Likaså vana från att arbeta med olika IT-system och att leda eller vara arbetsledare för andra människor.

Ansökan
Gör din ansökan genom att klicka på knappen ”Ansök” nedan.

Den sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och högskolan tillhanda senast sista ansökningsdag.

Välkommen med din ansökan!


Vi undanber oss all kontakt med försäljare av annonser. Vi har gjort våra strategiska val för denna rekrytering.