Administrativ koordinator

Mora i hjärtat av Dalarna! Vid Siljan finns norra Dalarnas centrum för näringsliv, handel, administration och infrastruktur. Morabygden ligger inbäddad mellan Siljans glittrande vatten och blånande berg. Här är det säsong året om tack vare årstiderna, stort utbud av sevärdheter och bra service.

Mora kommun leder arbetet med regionens utveckling och vi har ett flertal processer igång för att flytta fram Moras redan starka position. Kommunen har cirka 1800 medarbetare inom en rad olika kompetensområden.

Vi söker nya kollegor som ska vara delaktiga i den fortsatta utvecklingen av Mora kommun. Som medarbetare hos oss delar du vår värdegrund. Den tar avstamp i ett positivt förhållningssätt, eget ansvar och självklart ha medborgaren i fokus. Hälsa och utveckling är naturliga inslag för våra medarbetare.

Kommunledningskontoret är kommunstyrelsens tjänstemanna-stab. Dess roll är att utgöra ett professionellt ledningsstöd till kommunstyrelsen och vara kommunstyrelsens förlängda arm. Kommunledningskontoret ska bistå kommunstyrelsen med att leda, samordna och följa upp den samlade kommunala verksamheten.

Kanslienheten är en av kommunledningskontorets stabsenheter och bedriver sitt arbete på uppdrag av kommunstyrelsen. Enheten ger kvalificerat stöd till den politiska ledningen och service till förtroendevalda, allmänhet och tjänstemän. Det är enhetens ansvar att utveckla kommunens ärendehantering och övriga administrativa rutiner. Enheten ansvarar för ärendehanteringen för kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Här finns bl.a. kommunstyrelsens registratur, arkiv, administrativa stöd samt administrationen av allmänna val. Kanslienheten består av fyra enheter; kansli, integration, överförmyndare i samverkan i övre Dalarna och kontaktcenter. Kontaktcenter består av bl.a. reception, telefonväxel och ger stöd i posthantering, inköp till kontorsförråd, kopiering, bilpool, cafeteria, särskilt stöd i inköpssamordning och administrativt stöd till kommunledningen.

ARBETSUPPGIFTER
Som administrativ koordinator ansvarar du för kommunledningskontorets postöppning, registratur och utför den praktiska fördelningen av ärenden. Du kommer också att spela en viktig roll vid införande av vårt nya dokument- och ärendehanteringssystem samt ha ett nära samarbete med systemets systemförvaltare. Du kommer att ha ett nära samarbete med administratören vid kontaktcenter då ni fungerar som varandras back-up.

• Ansvara kommunledningskontorets postöppning och registratur.
• Ansvara för Mora kommuns officiella myndighetsbrevlåda
• Arbeta med att utveckla och förbättra kommunens övergripande registreringsrutiner.
• Stöd för kommunens övriga registratorer
• Delaktighet i utveckling av kommunens gemensamma dokument- och ärendehanteringssystem.
• Ansvara för att administrera dokument- och ärendehanteringssystem tillsammans med systemförvaltaren.
• Ha kontakter med media och privatpersoner vid frågor om utlämnande av handlingar
• Genomföra stickprover i diariet
• Genomföra beslutade revideringar av styrdokument.
• Övergripande ansvar för efterföljandet av personuppgiftslagen i egenskap av att vara kommunstyrelsens PUL-kontaktperson.
• Vara kommunledningskontorets kontakt vid säkerhets- och brandskyddsarbete
• Avslut och arkivläggning av kommunstyrelsens ärenden
• Viss praktiskt arbete i kommunarkivet
• Back-up avseende konteringar, beställningar, tryckeri och administrera låssystemet.



KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har minst gymnasieutbildning, grundläggande kunskaper i offentlighetsreglerna samt god datorvana. Det är meriterande om du har högskoleutbildning med relevant inriktning, kunskaper i personuppgiftslagen samt i arkivlagen. Som person är du ansvarstagande, strukturerad och noggrann. Eftersom du kommer att ha mycket kontakter är det viktigt att du har en stark servicekänsla och ett positivt förhållningssätt. Du arbetar självständigt men trivs även att arbeta tillsammans med andra. Du är en god administratör med förmåga att prioritera och organisera.

Vi lägger stor vikt på personliga egenskaper och social förmåga.

Färdigheter:
Förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift och att arbeta självgående. Förmåga at ta initiativ till utveckling samt att ta ansvar för verksamheten samt sin egen och andras arbetssituation. Förmåga att använda officepaketet.
Erfarenhet av att ha arbetat inom en politisk styrd organisation,erfarenhet av IT baserade dokument- och ärendehanteringssystem samt erfarenhet av arkivarbete är meriterande.