Administrativ koordinator till Volante

Vill du vara med och bidra till en klokare och roligare värld? Med denna vision som ledord arbetar ett av Sveriges mest spännande kunskapsföretag som både rymmer bokförlag och talaragentur. Du jobbar i denna roll nära vd och ansvarar för övergripande kontorskoordinering och löpande administration där den ena dagen sällan kommer vara den andra riktigt lik. Rollen innefattar allt från att sköta fakturering och löpande redovisning, inköp samt assistera kollegor i olika projekt till att ha ett övergripande kontorsansvar. Du med ett skarpt sinne för koordinering, administration och service samt ett genuint samhällsintresse erbjuds här en chans att utvecklas genom en varierad och fartfylld vardag!

OM TJÄNSTEN
Mitt i den svenska historiens hjärta, i Gamla stan, hittar vi Volante som rymmer både ett svenskt bokförlag och talaragentur, inklusive dotterbolaget Speakersnet. Volante, som grundades för drygt tio år sedan, äger även fina Gamla stans bokhandel. Med flera framstående välkända boktitlar, högt ansedda författare och talare samt samarbeten med forskare och områdesexperter arbetar du här tillsammans med ungefär 12 kollegor för att bidra till en klokare och roligare värld.

Du erbjuds


* En arbetsplats med varierade arbetsuppgifter och intressanta kontaktytor
* En vardag där din insats och prestation syns och gör skillnad för Volantes författare, talare och samarbetspartners men framförallt för dina kollegor
* Eget ansvar, delaktighet och möjlighet att påverka


ARBETSUPPGIFTER
* Enklare löpande bokföring innefattande faktura-och kvittohantering, in-och utbetalningar och periodiska samanställningar
* Sammanställning av säljstatistik, avtals- och registerhantering och kontakt med kunder, leverantörer och extern redovisningskonsult.
* Övergripande lokal- och kontorsansvar där du är kontaktpunkt för leverantörer och är behjälplig gentemot kollegor gällande kontorsdriftsrelaterade system, inköp, lokalförbättringar, ta emot besökare etc.
* Assistera förlagschef och övriga kollegor inför stora events såsom bokmässor när det gäller praktiska ärenden som planering, beställningar etc.
* Vara viktigt stöd i planeringen, både övergripande och i vissa projekt. Delta vid möten inklusive uppföljningar.

Då du har vuxit in i rollen finns möjlighet för egna utvecklingsprojekt och att bidra till den strategiska utvecklingen.

VI SÖKER DIG SOM
* Har minst 1 års relevant erfarenhet av liknande uppgifter med fokus på det ekonomiska antingen genom att du haft en liknande roll, alternativt om du studerat relevant utbildning och arbetat parallellt med studierna
* Har goda kunskaper i Officepaketet och mycket goda i Excel
* Har grundläggande förståelse för IT-relaterade system (t.ex. Dropbox) samt kan ansvara för kontorsdriftssystem som telefonväxel, larm och internet/nätverk
* Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska då man i denna roll kommunicerar med kunder och kollegor på dessa språk

Vi tror att du kommer trivas bäst om du har ett intresse för samhällsutvecklingen och populärvetenskap, liksom om du gillar böcker och har erfarenhet från eller är nyfiken på branscherna förlag, event och media i stort.

Det anses som meriterande om du:
* Arbetat i något bokföringssystem (Volante använder Fortnox)
* Har djupare förståelse i IT-relaterade system (t.ex. databasverktyg och Wordpress)
* Kan flera språk utöver svenska och engelska

Som person är du:
* Strukturerad
* Serviceinriktad
* Kommunikativ
* Självgående

Övrig information


* Start: Omgående med hänsyn till uppsägningstid
* Omfattning: Heltid
* Placering: Gamla stan, Stockholm
* Rekryteringsprocessen hanteras av Academic Work och Volantes önskemål är att alla frågor rörande tjänsten hanteras av Academic Work.


Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals- och intervjufasen.

INFORMATION OM FÖRETAGET
Läs gärna mer om Volante genom att klicka här och besök deras hemsida