Administrativ medarbetare till UD Legaliseringar

Kansliet för stöd till mindre utlandsmyndigheter/Utrikesdepartementet
 
Är du en skicklig administratör med god servicekänsla och stor nyfikenhet på verksamhetsutveckling? Hos oss får du möjlighet att arbeta med varierande arbetsuppgifter, ha nära kontakt med allmänheten och var med och driva verksamhetutvecklande projekt.
 
Din arbetsdag. Sveriges morgondag.
Enheten UD-KSU, som har 18 medarbetare, är kansli för de Stockholmsbaserade ambassadörerna samt för vissa utlandsmyndigheter. De Stockholmsbaserade ambassadörerna är Sveriges företrädare i ett 30-tal länder där Sverige inte har någon diplomatisk representation och är placerade i Stockholm. KSU ger också centraliserat stöd till utlandsmyndigheter med en eller två utsända gällande bl.a. arkivfrågor, ekonomi- och personaladministration samt pass- och medborgarskapsärenden. KSU är uppdelat i tre grupper varav UD-legaliseringar är en.

Arbetet på UD-legaliseringar består av att självständigt hantera och legalisera svenska handlingar som är begärda av eller ska uppvisas för en utländsk myndighet. Förutom personliga besök under expeditionstid förekommer även förfrågningar via post, telefon och e-post. Arbetstempot är ibland högt. Verksamheten är avgiftsbelagd och i arbetsuppgifterna ingår redovisning av mottagna avgifter. Ca 30 000 handlingar legaliseras årligen. I arbetsuppgifterna ingår också ett aktivt engagemang och deltagande i vissa av enhetens verksamhetsutvecklande projekt men också att ge administrativt och konsulärt stöd till de Stockholmsbaserade ambassadörerna och vid behov även till de mindre utlandsmyndigheterna. Mer information om KSU:s verksamhet finns på ud.se.

Din bakgrund
Vi söker dig som har minst gymnasiekompetens  och gärna erfarenhet av arbete inom offentlig sektor eller servicebranschen, företrädesvis administration, kommunikation, kundkontakt eller konsulära frågor. Om du utöver detta har erfarenhet av att driva verksamhetsutvecklingsprojekt är det meriterande. Erfarenhet av arbete i Regeringskansliet eller vid ambassad kan underlätta i tjänsten.
 
Dina egenskaper
Vi söker dig som har ett gott omdöme, är noggrann, har god servicekänsla och god förmåga att arbeta både självständigt och i grupp. Du är en kvalitets- och resultatmedveten person som trivs med att driva processer framåt. Du har lätt för att uttrycka dig i skrift och hantera digitala system och plattformar. Du är flexibel och har förmåga att snabbt byta fokus. Vi ser också att du har intresse för konsulära frågor och för att arbeta med kundkontakter.
 
Övrigt
Anställningen inleds med sex månaders provanställning. Tillträde 15 augusti. 
 
Anställningen omfattar 100% av en heltid.

 
Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du måste vara svensk medborgare, men får gärna ha utländsk bakgrund.

Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder, kontakta Pernilla Josefsson-Lazo som är enhetschef, på 08-405 534 68 du är också välkommen att kontakta personalhandläggare Kristina Östergren på 08-405 542 28. Fackliga kontaktpersoner för Saco och ST nås via Regeringskansliets växel, 08-405 10 00.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 4 maj 2020.


Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 700 personer, varav 600 utomlands. Utrikesdepartementet, som är ett av elva departement, ansvarar för utrikes- och säkerhetspolitik, global utveckling och bistånd, handelspolitik, hjälp till svenskar i utlandet, folkrätt och mänskliga rättigheter, exportkontroll av krigsmateriel, internationella samarbeten med länder och regioner samt handels-, investerings- och Sverigefrämjande.