Administrativ samordnare till avdelningen för kommunikation

Skolverket arbetar för att alla barn och elever ska få en utbildning som är av god kvalitet i en trygg miljö. Vi stödjer på olika sätt alla skol- och verksamhetsformer inom skolväsendet i att lyckas med detta uppdrag. Skolverket har en ny organisation från den 1 april. Det innebär bland annat ett nytt processorienterat arbetssätt för att skapa bättre förutsättningar för verksamheten att bli mer effektiv. Ett annat led i det arbetet är mindre enheter för att möjliggöra ett närmare ledarskap. Skolverket erbjuder meningsfulla och stimulerande arbetsuppgifter samt ett omväxlande arbete med breda kontaktytor.

Avdelningen för kommunikation ansvarar för att samordna och driva Skolverkets strategiska och operativa kommunikation. Avdelningen är uppdelad i fyra enheter. Avdelningen ger stöd och vägledning åt projekt, verksamheter och verksledning i kommunikationsfrågor och ansvarar också för mediearbetet och upplysningstjänsten. Avdelningen ansvar även för innehåll och utveckling av skolverket.se samt flera andra webbportaler.

Tjänsten är en tillsvidareanställning med 6 månaders provanställning.

Arbetsuppgifter
Arbetet innebär att vara avdelningens övergripande och samordnande administrativa funktion. Du arbetar direkt under avdelningschefen och stödjer även avdelningens fyra enhetschefer. Du är avdelningens expert på planerings-, budgeterings- och ekonomiadministrativa system och du kommunicerar i administrativa frågor med andra avdelningar i Skolverket.

I dina arbetsuppgifter ingår att:


• samla in och sammanställa underlag från fyra enheter till verksamhetsplanering, verksamhetsuppföljning och årsredovisning med stöd av vanliga administrativa system som Stratsys, Agresso, Visma Proceedo och Palasso
• ansvara för avdelningens samlade kommunikation med avdelningen för verksamhetsstyrning i praktiska frågor som gäller planering, budgetering och uppföljning
• ansvara för att avdelningsledningens information i interna kanaler är uppdaterade med aktuell och korrekt information
• stödja medarbetare att följa upp regeringsuppdrag och olika projekt samt övriga förekommande administrativa uppgifter
• bidrar till att utveckla administrativa rutiner tillsammans med övriga administratörer
• tillsammans med administrativa samordnare på myndighetens övriga avdelningar samordna kompetensutveckling, kommunikation och informationsutbyte för myndighetens administratörer
• vid behov avlasta avdelningens två enhetsadministratörer vid sjukdom, semester etc
• ansvara för löpande personal- och ekonomiadministration för avdelningsledningen samt bistå avdelningens medarbetare i personaladministrativa frågor
• bistå avdelningschefen i olika administrativa arbetsuppgifter såsom lokalbokning, resebokning och avdelningsevenemang etc.
• skriva minnesanteckningar vid vissa möten

Kvalifikationer
Du har:


• flerårig erfarenhet av statlig administration
• kunskap om och erfarenhet av statlig styrning eller annan politiskt styrd organisation
• vana att arbeta i administrativa system
• goda kunskaper i office-paketet, framförallt Excel
• god förmåga att uttrycka dig muntligt och skriftligt på svenska
• dokumenterad förmåga att arbeta med ekonomisk planering och uppföljning

 Vi ser det som meriterande om du dessutom har:


• eftergymnasial utbildning t.ex. inom offentlig förvaltning eller ekonomi
• erfarenhet av arbete med webbpubliceringsprogram
• vana att vägleda andra i olika administrativa program

Du är mycket kvalitetsmedveten, tycker om att ta dig an nya arbetsuppgifter och har lätt för att anpassa dig efter skiftande förutsättningar och behov. Du arbetar strategiskt, systematiskt och strukturerat, har ett brett perspektiv på verksamheten och du trivs med och är van vid att stödja kolleger och chefer. Du är ansvarstagande, noggrann och serviceinriktad. Då arbetet innebär en hel del interna och externa kontakter lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper som social kompetens och god samarbetsförmåga.

Sista ansökningsdag är den 28 augusti 2016.


Fackliga representanter: Peter Karlberg 08-527 331 67 (OFR/ST), Ulrika Lindmark (Saco) 08-527 331 53 och Maj Götefelt (OFR/LF) tel. 08-527 334 28.

I denna rekrytering har Skolverket redan tagit ställning till önskvärda rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför vänligt men bestämt samtal från annonsförmedlare eller försäljare.