ADMINISTRATÖR

ADMINISTRATÖR TILL ENHETEN FÖR MARKNADSUTVECKLING VID AVDELNINGEN FÖR INFRASTRUKTUR OCH EKONOMISKT SAMARBETE, ref.nr 6/07

Enheten för Marknadsutveckling (MARKNAD) vid avdelningen för Infrastruktur och Ekonomisk Samarbete (INEC) bidrar till uppfyllandet av den svenska politiken för global utveckling genom att vara ett kompetenscenter inom Sida, för de svenska ambassaderna (fältet), för regeringen och svenska myndigheter samt andra svenska aktörer och globala partners inom ämnesområdena handel, finansiella system och privatsektorutveckling.

Enheten för Marknadsutveckling ansvarar för rådgivning till och kompetensutveckling för ambassader och Sidas samarbetsländer. Enheten handlägger även stöd till biståndsprogram och projekt i länder där fältrepresentationen är svag eller saknas.

För mer information om Sida och om tjänsten se www.sida.se

Tjänsten avser en ämnesgruppsspecifik administratör till Handelsgruppen och omfattar följande arbetsuppgifter:

- Assistera handläggarna med finansiell uppföljning i Sidas ekonomiska redovisningssystem (PLUS) och kontroll av fakturor mot avtal och kontering, samt budget och faktureringsrutiner
- Biträda handläggare vid beredning, uppföljning och avslut av insatser, kontrakt- och avtalsutkast, enklare beslut, kontroll av rapportering mot avtal och påminnelser etc
- Stöd med dokumenthantering (t ex kopiering, distribution och ev. registrering av dokument, post, fax) i Sidas elektroniska dokument- och arkivsystem (E-doc)
- Stöd i upphandlingsprocessen utöver det mandat sidas juridiska avdelning (JUR) har, bereda skriftväxlig vid enklare avtalsändringar
- Arrangera möten, boka lokaler, skriva inbjudningar, protokoll etc
- Assistera vid resebokningar, resebeslut, reseräkningar
- Hantering av Handelsgruppens informationsmaterial och information på Sidas hemsida
- Hantering och sammanställning av statistik för Handelsgruppen
- IT-stöd till medarbetare inom Handelsgruppen
- Introduktion av nya medarbetare inom Handelsgruppen i administrativa rutiner
- Andrahandsansvar för andra administrativa funktioner inom framför allt enheten men eventuellt även avdelningen och att ingå i INECs administrativa grupp/nätverk

Arbetsuppgifterna kan komma att variera över tiden och med hänsyn till din och dina kollegors bakgrund.

KVALIFIKATIONSKRAV
- Gymnasieexamen med företrädesvis administrativ/ekonomisk inriktning eller motsvarande kunskaper inhämtade på annat sätt
- Minst tre års erfarenhet av självständigt administrativt arbete
- Goda datakunskaper
- God förmåga att uttrycka sig väl i tal och skrift på svenska och engelska
- Förmåga att snabbt sätta sig in i nya rutiner
- Mycket god förmåga att arbeta i team
- Mycket god kontakt- och samarbetsförmåga, utåtriktad läggning
- Gott omdöme och självkännedom
- Mycket god förmåga att ta initiativ och arbeta självständigt
- God förmåga att anpassa sig till föränderliga förhållanden och arbetsuppgifter och hantera många ärenden samtidigt
- Utmärkt administrativ förmåga
- Serviceinriktad

MERITER
- Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom Sida eller annan biståndsorganisation, myndighet, internationell organisation eller företag
- Erfarenhet av ekonomiadministration eller juridisk administration
- Gedigna kunskaper i IT system
- Grundläggande kunskaper i statistik
- Erfarenhet av arbete i utvecklingsland
- Kunskaper i franska, spanska, eller portugisiska