Administratör

Lokalförvaltningen skapar miljöer där livet får ta plats genom att bygga, anpassa och förvalta lokaler och boenden för Göteborgs Stads verksamheter. Vi är en av Sveriges största förvaltare av offentliga lokaler. Varje dag är 150 000 göteborgare verksamma i skolor, förskolor, kontor och äldreboenden som vi sköter om.

ARBETSUPPGIFTER
Vi på serviceavdelningen ansvarar för tillsyn, reparation samt drift av områdena mark, byggnad och installationer över tid med god teknisk status och nöjda kunder. Detta uppnås genom ett nära samarbete med kund, förvaltningens övriga avdelningar samt andra organisationer i staden. Avdelningen ansvarar för att genomförandet av besiktningar som myndigheter kräver samt bidrar till utvecklingen av energisparåtgärder. Vi utför de uppdrag som beställs av våra kunder.

Dina arbetsuppgifter:

Tillsammans får vi saker gjorda, skapar nya insikter och idéer som kan växa till smarta lösningar som utvecklar vår verksamhet. Att utvecklas och trivas på jobbet, och vilja bidra till det vi gemensamt gör för våra kunder och göteborgarna är viktiga framgångsfaktorer. I den här rollen som administratör kommer du att vara stöd till avdelningen genom att ansvara för vanligt förekommande administrativa arbetsuppgifter som t.ex.:

• Planera och förbereda möten
• Samordna, planerar aktiviteter och evenemang
• Skapa presentationer och beslutsunderlag
• Föra protokoll och minnesanteckningar
• Hantera fakturor och skapa kunduppdrag för fakturering
• Ta fram och sammanställa statistik och rapporter
• Hantera fakturor

Tjänsten är mycket varierande och du kommer arbeta både högt och lågt. Vissa arbetsuppgifter utförs löpande enligt långsiktig planering, medan andra arbetsuppgifter utförs på beställning av verksamhetens chefer och specialister. Rollen innebär även många kontaktytor.





KVALIFIKATIONER
Vi söker medarbetare med hjärtat på rätt ställe. Hos oss skall du gilla administration lika mycket som människor. För att vara intressant för tjänsten söker dig som har relevant eftergymnasial utbildning, gärna med inriktning mot administration. Alternativt annan eftergymnasial utbildning eller kurser som arbetsgivaren bedömer som likvärdiga.

· Du har dokumenterad flerårig erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna inom en politiskt styrd organisation.
· Erfarenhet av att fungera som administrativt stöd till chefer
· Erfarenhet av framtagning av presentationer, underlag och rapporter
· Mycket goda kunskaper i Office-paketet
· Meriterande med erfarenhet av arbete med IT-system såsom Xpand, Agresso och Winst

Tjänsten kräver B-körkort. Du behärskar svenska språket mycket väl i tal och skrift, då arbetet bland annat innebär att författa mötesanteckningar och presentationer. Det är meriterande om du har erfarenhet av att ha arbetat med liknande frågor inom Göteborgs stad.

Som person är du utåtriktad och kan jobba självständigt. Du kommer arbeta nära dina kollegor vilket innebär att god samarbetsförmåga är något vi värdesätter. Vidare får du gärna vara drivande och handlingskraftig. Du strukturerar och organiserar ditt arbete med hög flexibilitet. Du är utvecklingsorienterad och tar egna initiativ till att förbättra och förenkla rutiner och arbetssätt. Du har lätt för att lära dig nya IT program och uttrycker dig väl både i tal och skrift.