Administratör med inriktning diarie och arkiv

Länsstyrelsen är regeringens företrädare i länet och samordnar det regionala utvecklingsarbetet. Vi arbetar med frågor som bland annat avser miljö- och naturvård, landsbygd, samhällsplanering, djurskydd, beredskap, jämställdhet, integration och kulturmiljö. Vi arbetar aktivt för länets utveckling och samordnar olika samhällssektorer. I vårt arbete värnar vi om rättssäkerhet, öppenhet, likabehandling och god service. Länsstyrelsen i Hallands län har sitt kontor i centrala Halmstad och vi är idag ca. 200 anställda. För mer information se vår webbplats, www.lansstyrelsen.se/halland.

Tjänsten som administratör är placerad på diarie- och arkivfunktionen som är organisatoriskt placerad vid enheten för verksamhetsstöd. Diarie- och arkivfunktionen har helhetsansvar för Länsstyrelsen i Hallands ärendehantering, arkivbildning och arkivvård. Enheten för verksamhetsstöd ansvarar även för reception, intern service och säkerhet, ekonomi, personal och juridisk kompetens. Diarie- och arkivfunktionen bevakar att myndigheten lever upp till kravet på en väl fungerande, serviceinriktad och rättssäker ärende- och dokumenthantering. För att leva upp till dessa krav medverkar funktionen bland annat i utbildning av personal vid övriga enheter.

ARBETSUPPGIFTER
Länsstyrelsen har ett brett uppdrag med verksamhet inom många och olika områden. Kärnverksamheten omfattar prövning, tillståndsgivning, hantering av överklagade ärenden, förvaltning, tillsyn och kontroll men det finns också främjandeuppdrag som information och kunskapsöverföring.

Arbetet innebär att du sitter som spindeln i nätet vid myndighetens centraldiarie och har mycket kontakter både internt med handläggarna och med allmänheten. Du kommer i huvudsak att arbeta med registrering och expediering av hela myndighetens ärenden samt scanning av pappershandlingar. Arbetet innebär att klassificera, registrera och distribuera inkommande och upprättade handlingar. Du kommer ge stöd och råd samt utbilda handläggarna i system och processer. Du svarar på frågor internt och från allmänheten och utlämnande av allmän handling inklusive sekretessprövning. Du deltar också i utveckling av nya rutiner och arbetsmetoder inom funktionen. Andra uppgifter inom funktionens och enhetens ansvarsområden kan också förekomma. Länsstyrelserna använder Platina från Formpipe som verktyg i diarieföringen.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har:
• Högskoleutbildning, gärna inom ärende- och dokumenthantering eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant för tjänsten
• God kunskap om lagar som styr hantering av allmänna handlingar och registratur och arkiv
• Datorvana. Goda kunskaper i Microsoft Word, Excel och Power Point och har lätt att ta till dig ny teknik
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift

Det är meriterande om du har:
• Diplomerad registratorsutbildning eller motsvarande
• Erfarenhet av liknande arbete inom offentlig förvaltning
• Erfarenhet av arbete med arkiv

Länsstyrelsens verksamhet är komplex och mångfacetterad. Det är därför viktigt att du lär dig snabbt och har en verklig vilja att veta och förstå lagstiftning, verksamheter och processer. Du tycker också om att dela med dig av din kunskap och att utbilda andra. Förståelse för offentlighetsprincipen, rollen som statlig tjänsteman och den statliga värdegrunden är grundläggande.

För att lyckas väl i rollen behöver du vara noggrann och strukturerad, effektiv och ha integritet, eftersom det är viktigt att vi gör rätt samtidigt som vi gör det i tid. Ibland kan det handla om att få andra att göra rätt. Det är därför en förutsättning att du är pedagogisk och lyhörd för verksamhetens behov. Du har god initiativförmåga och vill vara delaktig i utvecklingsarbetet inom funktionen. Arbetssättet på diariet är i stor utsträckning teaminriktat, vilket kräver en god samarbetsförmåga och att du bidrar till att arbetsgruppen har ett utvecklande arbetsklimat. Du behöver kunna samarbeta väl både internt i gruppen och med resten av myndigheten, därför har du lätt för och erfarenhet av att skapa goda relationer och att bevara dessa. Du är stresstålig och flexibel, eftersom arbetsbelastningen varierar och omvärldens krav förändras över tiden.

Vi kan erbjuda
• en bra arbetsmiljö
• goda utvecklingsmöjligheter
• flexibel arbetstid
• friskvård

Vi vet att mångfald berikar och söker dig som kan komplettera vårt team med din kompetens, erfarenhet och personlighet.

Vi ber dig söka tjänsten genom länken i denna annons för att underlätta vår hantering av inkomna ansökningar samt för att säkerställa kvaliteten i vår urvalsprocess. Det är av största vikt att du är noggrann när du fyller i din ansökan då den bedöms gentemot en fastställd kompetensprofil samt mot andra sökande. Ansökan till tjänsten görs via Offentliga Jobb.

Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Länsstyrelsen tillämpar 6 månaders provanställning för denna tjänst.

ÖVRIGT
Tjänsten är säkerhetsklassad och vi genomför en säkerhetsprövning med registerkontroll enligt bestämmelserna i säkerhetskyddslagen innan tjänsten tillträdes.

Du kan komma att ingå i Länsstyrelsens krislednings- och krigsorganisation.

Information om hur vi hanterar dina personuppgifter hittar du på www.lansstyrelsen.se/dataskydd.