Administratör sökes till administrativa enheten på förskoleförvaltningen

Ref: 20232841

Är du en person som drivs av att ge förstklassig administrativ service och förstår värdet av detta? Då har vi tjänsten för dig!

Arbetsuppgifter
Förskoleförvaltningen söker nu administratörer inom HR, ekonomi och ärende- och dokumenthantering med god känsla för service.

Administrativa enheten ska på ett effektfullt sätt erbjuda likvärdig administrativ service till cheferna. Vi har en hög och bred kompetens inom administration med ett professionellt förhållningssätt och samverkar för att skapa barnens bästa förskola.

Din titel blir HR-administratör och dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer vara inom våra olika kärnuppdrag:


• Ärende- och dokumenthantering: Registrering och diarieföring i systemet Platina, arkivering
• Hantering av fakturor i Ekot
• Skrivstöd i en ledningsgrupp ca en förmiddag varannan vecka
• Anställning och lön: administration och kvalitetssäkring av beställda anställningar, felsökning och uppföljningar i HR-systemet Personec P

Tydngpunken kommer initalt ligga på arbetsuppgifternas inom Platina och Ekot.

Samt andra på arbetsplatsen förekommande arbetsuppgifter tex posthantering.

Kvalifikationer
Vi söker dig med godkänd gymnasieutbildning samt en dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete. Uppdraget kräver mycket god datorvana och kunnande i Officepaketet. Vi arbetar i flera olika administrativa system och det är meriterande om du har förkunskaper och kan hantera ett eller flera av följande system: Personec P, Ekot och/eller Platina.

Meriterande är tidigare arbete med skol- eller förskoleadministration eller annan offentlig administration.

Du är en person som drivs av att ge förstklassig administrativ service och förstår värdet av detta.

Vi ser gärna att du uppskattar att arbeta nära tillsammans med dina kollegor, då vi ser samarbete som en avgörande del i vårt uppdrag gentemot förvaltningens chefer.

Du har förmågan att se verksamheten ur ett helhetsperspektiv, är strukturerad, ansvarstagande och klarar av att hantera snabba omväxlande situationer. Din kommunikativa förmåga är god och du har lätt för att uttrycka dig i svenska språket i tal och skrift. Arbetet kräver att du kan prioritera och hantera många arbetsuppgifter parallellt samtidigt som deadlines är en viktig del av vår vardag.

Om arbetsplatsen
Som administratör ingår du i den administrativa enheten på Förskoleförvaltningen. Enheten arbetar för att stötta förvaltningens chefer och arbetar mot staben samt de fyra utbildningsområdena. Vi är uppdelade i två sektioner som arbetar på liknanden sätt och varje sektion leds av en sektionschef.

Enheten är placerad på fyra olika kontor på olika placeringar i Malmö. Våra medarbetare väljer själv på vilket kontor de vill sitta på. Detta kan variera från dag till dag eller vecka till vecka. Vi är en arbetsgivare som ger goda förutsättningar för balans mellan jobb och fritid och ger utifrån verksamhetsbehov och arbetsuppgifter möjlighet till distansarbete.

Hos oss får du möjlighet att arbeta mot gemensamma mål i tydligt samarbete med dina kollegor. Vi erbjuder ett föränderligt arbete där vårt arbetssätt är i ständig utveckling, inte minst vad gäller digitalisering.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Tjänsten är ett vikariat på ett år, med möjlighet till tillsvidareanställning.

Om detta är tjänsten för dig och du vill ingå vår administrativa enhet, varmt välkommen med din ansökan redan idag!


Information om tjänsten
Anställningsform: Tidsbegränsad anställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Omgående eller enligt överenskommelse

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.