Administratör till receptionen på utbildningskontoret

Ref: 20230818

Arbetsuppgifter
Som administratör i receptionen på utbildningskontoret har du en mycket viktig roll för att skapa en välkomnande atmosfär och ett professionellt bemötande av besökare och medarbetare. Rollen innebär varierande arbetsuppgifter och vi söker dig som trivs med att ta ett stort eget ansvar och är intresserad av kundservice och sociala kontakter. Är du vår nya kollega? 

Ditt huvudsakliga uppdrag är att sköta det dagliga receptionsarbetet med arbetsuppgifter som att ta emot och vägleda besökare, besvara telefonsamtal och mejl, samt stödja kontoret i frågor kopplat till administration, lokalfrågor och enklare IT-supportärenden. Det kan exempelvis handla om skrivarinställningar, frågor om Office-paketet eller teknik i våra mötesrum. 

Du arbetar för att säkerställa att våra lokaler är i gott skick genom att göra felanmälningar, ha kontakt med hyresvärd och fastighetsskötare, administrera system kopplat till lås, larm och brand, samt ansvara för husronder, checklistor och rutiner för våra lokaler. Du kommer också att planera och koordinera konferenser och möten, vilket innefattar att vara behjälplig med kommunikation och bokning av resor, lokaler och catering. I rollen ingår administrativa arbetsuppgifter som bland annat beställningar av kontorsmaterial, fakturahantering, samt diarieföring, utlämnanden och sekretessprövningar av allmänna handlingar. 

Kvalifikationer
För tjänsten krävs att du har en fullgjord och godkänd gymnasieutbildning samt minst ett års erfarenhet av arbete inom administration eller reception eller kundservice. Det är en fördel om du har arbetat inom flera av dessa områden. Det är av mycket stor vikt att du har en god digital kompetens samt vilja och förmåga att snabbt sätta dig in i nya program och system. Du behöver vara en van användare av Office-paketet och ha erfarenhet av att lösa vanligt förekommande IT-supportärenden. 

Det är meriterande om du har en eftergymnasial utbildning inom administration eller liknande samt om du har erfarenhet av arbete inom offentlig förvaltning. Vi ser det som ett plus om du sedan tidigare har erfarenhet av fakturahantering samt har vana av att hantera allmänna handlingar.

Vi söker dig som är serviceinriktad, lösningsorienterad och har ett öga för vad som behöver göras. Du arbetar strukturerat, proaktivt och tar initiativ både i det dagliga och till förbättringsarbete. Då arbetet innebär att du ansvarar för flera olika uppgifter är det viktigt att du behåller lugnet även när det är mycket på gång och har förmåga att prioritera och fokusera på rätt saker. Vidare värdesätter vi en god kommunikativ förmåga och att du bidrar till att skapa goda samarbeten. 

För tjänsten krävs god kunskap i svenska i tal och skrift. 

Om arbetsplatsen
På utbildningskontoret på Pilgatan 3 samlar vi gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens centrala stödfunktioner. Här finns: avdelningen för kommunikation, medborgarkontakt och antagning; avdelningen för elevhälsa och samordning; avdelningen för hållbarhet och nämnd; HR-avdelningen; kvalitets- och utvecklingsavdelningen; samt avdelningen för ekonomi och fysisk miljö där den här tjänsten är placerad. På enheten för fysisk miljö blir du kollega med medarbetare med specialistkompetenser inom bland annat lokalförsörjning, IT, trygghets- och säkerhetsfrågor samt administration. 

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi cirka 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. 


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast enligt överenskommelse 

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.