Administratör till vårt huvudkontor i Umeå

Vi växer och behöver förstärka koncernens gemensamma stödfunktioner med en administratör - för utan Vitec stannar viktiga funktioner i samhället. Och utan dig stannar Umeåkontoret!

Vi erbjuder dig

Som administratör hos oss får du ett omväxlande arbete som passar dig om du gillar att röra dig mellan nya, ibland lite otydliga arbetsuppgifter och rutinmässiga, dagligt förekommande arbetsuppgifter. I det här jobbet får du tillfälle att ansvara för bland annat vår koncerngemensamma reseportal, administration av olika typer av avtal, konferensbokningar och samordning av olika administrativa frågor mellan kontor och över landsgränserna. Du blir en viktig och efterlängtad knutpunkt för många frågor som ligger i gränslandet mellan våra övriga stödfunktioner Finance, Brand & Communications, HR och IT, och du kommer att samarbeta nära många kollegor i dessa funktioner. Här på Vitec jobbar vi i ett vänligt och tillåtande klimat med högt socialt stöd, där var och en förväntas ta stort eget ansvar.

Du blir också vår kontorsvärd för vårt huvudkontor i Umeå, där du tar emot gäster, har kontakt med fastighetsvärd och andra leverantörer och hjälper oss att hålla kontoret trivsamt. I den här delen av arbetet blir du verkligen spindeln i nätet för oss omkring 60 medarbetare i Umeå.

Vem är du?
Din utbildningsbakgrund är inte avgörande för oss, men det är viktigt att du har mångårig erfarenhet av att stötta större företag med administrativt stöd. Eftersom våra verksamheter finns på ett 40-tal kontor i flera länder tror vi att det underlättar om du har erfarenhet från företag som har flera geografiskt spridda verksamheter, men det är inte ett krav. Du behöver ha utmärkta kunskaper i svenska och grundläggande kunskaper i engelska.

I rollen behöver du vara mycket strukturerad, noggrann och effektiv och kunna organisera och utföra ditt arbete självständigt. Du behöver därför vara van vid - och trivas med - att ”vara din egen chef”, samtidigt som du gillar att samarbeta tätt med oss andra i koncernfunktionerna. Du är också ”mjukfast”, vilket innebär att du är smidig, kommunikativ och relationsskapande samtidigt som du vågar utmana dina kollegor, ställa krav och påminna.

Eftersom vi växer behöver du gilla att både organisationen och sättet vi gör saker på ständigt utmanas och utvecklas, men också att allt kanske inte finns på plats ännu. Du trivs därför med att få testa nya lösningar inom ditt eget ansvarsområde, utvärdera och dela med dig av dina lärdomar. Med andra ord kommer du att bidra till att forma rollen. Sist men absolut inte minst tycker du att det är viktigt att vi har roligt tillsammans och du bidrar gärna till det.

Vi ser inte att det kommer att förekomma resor i arbetet i någon större utsträckning.

Tjänsten är ny för oss och vi är öppna för en deltidslösning, om det är intressant för dig. Tillträde enligt överenskommelse, gärna så snart som möjligt. Du kommer att rapportera till vår CFO Sara Nilsson.

Vill du veta mer om tjänsten får du gärna höra av dig till Sara Nilsson på sara.nilsson@vitecsoftware.com eller tfn 090-15 49 15

Skicka gärna din ansökan redan idag, för vi går igenom urvalet löpande.

Vi ser fram emot att höra av dig!