Assistent- ge kvalificerat administrativt stöd

Universitets- och högskoleenheten, Utbildningsdepartementet
Vill du bidra med kvalitativt stöd och ha många kontaktpunkter i ditt arbete? Trivs du i en serviceinriktad roll och vill arbeta i en politisk miljö? Då kan vi erbjuda dig en intressant roll som assistent i en händelserik miljö.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.

Som assistent ansvarar du för löpande administrativt arbete och ger stöd åt enhetens handläggare och chef i olika administrativa processer. I dina arbetsuppgifter ingår bl.a. administration inför beredningar med statssekreterare och statsråd, expediering och arkivering av beslut samt hantering av remisser och interpellationer mm. Du kommer att arbeta i olika digitala system för fakturor och dokumenthantering. Planering och praktisk hantering i samband med möten och resor utgör en del av arbetsuppgifterna. Att dokumentera, kvalitetssäkra och utveckla enhetens rutiner och processer ingår i arbetet.

Arbetet innebär externa och interna kontakter, din kommunikations- och samarbetsförmåga är därför viktig. Arbetsuppgifterna utförs ofta med fasta deadlines och behöver ibland även utföras under tidspress. Du kommer att vara en av två assistenter på enheten. Arbetet utförs i nära samarbete med dels enheten, dels de andra assistenterna vid Utbildningsdepartementet.

Du kommer vara en del i departementets nätverk för assistenter, där du tillsammans med dina kollegor får möjlighet att utveckla det administrativa stödet på departementet. Vid behov kan det kan förekomma att du hjälper till på andra enheter eller i den politiska ledningen.

Läs mer om vår verksamhet på www.regeringen.se.

Din bakgrund
Du har en avslutad gymnasieutbildning och flera års erfarenhet i närtid av att arbeta som assistent med liknande arbetsuppgifter. Dina IT-kunskaper är mycket goda och du behärskar Officepaketets dokumentmallar samt digitala mötesverktyg. Du uttrycker dig väl i tal och skrift på svenska och har grundläggande kunskaper i engelska.

Det är meriterande om du har eftergymnasial utbildning inom administration samt erfarenhet av en liknande roll från i första hand Regeringskansliet eller annan statlig myndighet. Det är även meriterande med erfarenhet av ärendehantering och dokumenthanteringssystem samt korrekturläsning och arbete med större dokument.

Dina egenskaper
För att passa i rollen behöver du vara strukturerad och noggrann. Du drivs av att ge god service, har god samarbetsförmåga och lätt för att skapa och upprätthålla goda relationer och nätverk. Arbetstempot kan ibland vara högt och du har förmåga att göra nödvändiga prioriteringar i ditt arbete samt att hantera flera olika uppgifter parallellt. Du har ett gott omdöme och en god förståelse för kraven på arbete i en politiskt styrd organisation. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. 

Övrigt
Anställningen är en tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning. Tillträde snarast enligt överenskommelse.

En säkerhetsprövning kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas.

Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder, kontakta Therese Ahlqvist som är enhetschef, på 08-405 40 53. Du är också välkommen att kontakta HR-handläggare Jenny Nygren på 08–405 18 75. Fackliga kontaktpersoner är Ulrika Nord för Saco och Catrin Arusell Ekström för ST. Du når dem via Regeringskansliets växel, 08-405 10 00. Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 2023-06-15.

Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 800 personer, varav 600 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering. Utbildningsdepartementet ansvarar för frågor som rör förskoleverksamhet, förskoleklass, grundskola och övriga obligatoriska skolformer, skolbarnsomsorg, gymnasieskola, vuxenutbildning, folkbildning, universitet och högskola, forskning och studiefinansiering.