Assistent – stöd till sekretariat och i departementsövergripande processer

Sekretariatet för samordning och stöd, Utbildningsdepartementet
Har du vad som krävs för att möta höga krav på service, problemlösning och initiativförmåga? Som medarbetare hos oss erbjuder vi dig en central roll där du bistår den administrativa chefen och sekretariatet för samordning och stöd vilket innebär att din vardag präglas av samordning och många kontaktytor.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.
På Utbildningsdepartementet är vi stolta över vår arbetsplats och att vi levererar med omdöme och hög kvalitet. Om du, liksom vi, tycker att det är viktigt att vi vårdar vår kultur som präglas av respekt, tillit och arbetsglädje så ser vi fram emot att få ta del av din ansökan.

Arbetet som assistent innebär att du i ett nära samarbete med den administrativa chefen och sekretariatets medarbetare bistår i ett brett spann av administrativa arbetsuppgifter. Du stödjer enhetens löpande arbete genom att administera beredningslistor, ärenden, inkommande post, mötebokningar, utskrifter, gemensamma ytor m.m. Du håller koll på förändringar i veckotider och mötesbokningar som påverkar sekretariatet, för informationen vidare och planerar vid behov om. Du stödjer också med mötesanteckningar samt bistår i övrigt med stöd kopplat till möten, aktiviteter och workshops inom sekretariatets verksamhetsområden. Vidare granskar du fakturor och bistår i övrigt i den ekonomiska uppföljningen. Du arbetar proaktivt för att förutse sekretariatets behov av stöd och service.

Du arbetar nära den administrativa chefen och svarar upp mot departementsövergripande administrativa behov. I detta ingår ett särskilt ansvar för att administera departementets lokalplanering. Du ansvarar också för att hantera och följa upp den administrativa chefens kalender. Som assistent på sekretariatet för samordning och stöd är du beredd att hoppa in och stödja andra delar av departementet om ordinarie assistent är frånvarande eller vid arbetstoppar. Du ingår i departementets assitentnätverk och har ett nära samarbete med assistenterna på enheterna, sekretariaten och hos politisk ledning.

Läs mer om vår verksamhet på www.regeringen.se.

Din bakgrund
Vi söker dig med en treårig avslutad gymnasieutbildning och minst två års erfarenhet av likartade uppgifter exempelvis som stabsassistent, myndighetsadministratör eller motsvarande. Mycket goda kunskaper i svenska är av vikt i arbetet. För att klara uppgifterna krävs att du behärskar Officepaketets program, framförallt kalenderadministration i Outlook, Word och Excel, men även hanteringen av digitala möten. Om du har goda kunskaper i engelska eller kunskaper i SharePoint, Palasso och Proceedo är det meriterande. Det är även meriterande med erfarenhet av administrativt arbete inom Regeringskansliet eller liknande erfarenhet av arbete i annan statlig myndighet.

Dina egenskaper
I arbetet som assistent ingår att ha omfattande kontakter på departementet och inom Regeringskansliet vilket ställer höga krav samarbetsförmåga. En utpräglad servicekänsla kännetecknar ditt arbetssätt och du har ett genuint intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och att levererar lösningar. Du kommer att lämna administrativt stöd inom ett brett spann av uppgifter och behöver kunna hantera flera parallella frågor och processer, det är därför viktigt att du har god struktur och förmåga att prioritera. Då arbetet kan innebära hantering av arbetsuppgifter under tidspress förväntar vi oss att du är stabil i din roll och fokuserar på rätt saker. Du tar ansvar för dina arbetsuppgifter, planerar och driver processer vidare på ett självständigt sätt. Du är proaktiv och ligger steget före i det stöd du lämnar, är trygg i dina arbetssätt och lugn och tillmötesgående i ditt bemötande.

Övrigt
Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Arbetsuppgifterna kan tillfälligtvis innebära behov av tillgänglighet utanför arbetstid.

En säkerhetsprövning kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas.

Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder, kontakta Anna-Karin Jansson som är admnistrativ chef, på 08-405 91 30 . Du är också välkommen att kontakta HR-handläggare Jenny Nygren på 08-405 18 75. Fackliga kontaktpersoner är Karin Flemström för Saco och Elisabeth Backlund för ST. Du når dem via Regeringskansliets växel, 08-405 10 00. Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men vi tackar nej till dig som vill sälja annonser och rekryteringstjänster.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 8 februari 2021.


Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 700 personer, varav 600 utomlands. Utbildningsdepartementet, som är ett av elva departement, ansvarar för frågor som rör förskoleverksamhet, förskoleklass, grundskola och övriga obligatoriska skolformer, skolbarnsomsorg, gymnasieskola, vuxenutbildning, folkbildning, universitet och högskola, forskning och studiefinansiering.