Assistent till IT- och digitaliseringsavdelningen

Ref: 20220789

Arbetsuppgifter
Malmö stad befinner sig i en spännande tid av förändring och bygger nu en ny organisation för IT och digitalisering, där mod och förmåga att tänka nytt är en nyckel till framgång. Den nya organisationen, ITD, ska agera integrerat i alla steg, från strategiskt planerande till leverans och digitalisering med hjälp av informationsteknologi. Den administrativa staben på ITD är ett administrativt stöd och samordnar områden som rör hela avdelningen. 

Då en av våra kollegor kommer gå på föräldraledighet i sommar söker vi nu dig som vill bli en del av vår grupp. Du kommer att jobba med följande: 

• Diarieföring av handlingar i Platina
• Arkivering och gallring av handlingar samt vara behjälplig vid begäran om utlämnande av allmän handling
• Vara avdelningens representant i registratornätverket
• Ansvara för beställningar och inköp från Malmö stads inköpsportal och enklare direktupphandlingar
• Granska fakturor
• Vara avdelningens kontaktperson för exempelvis hyresvärd och vissa leverantörer samt göra felanmälningar vid behov
• Samordna och vara behjälplig vid exempelvis förändringar i huset, utlämning av parkeringskort etc.
• Hantering av avdelningens gemensamma mejlinkorg
• Stötta ledningsgruppen med att exempelvis sammanställa informationsbrev
• Tillsammans med andra inom avdelningen anordna olika typer av trivselaktiviteter
• Vara avdelningens kemikaliesamordnare
• Vara behjälplig i andra förkommande arbetsuppgifter

Även andra arbetsuppgifterna kan tillkomma utifrån behov och dina tidigare erfarenheter, exempelvis att vara HR-rapportör, arbeta med hälsofrämjande arbete etc.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har gymnasieutbildning med administrativ inriktning eller motsvarande. Har du även vidareutbildat dig inom området är det meriterande. Du har arbetat med liknande arbetsuppgifter tidigare och det är ett stort plus om du har arbetat i olika typer av administrativa system såsom Platina. Vi ser det som positivt om du har med dig erfarenhet från offentlig sektor och/ eller har arbetat i en större organisation, gärna inom IT-området. Arbetet handlar till stor del om att kommunicera, både i tal och skrift därför behöver du ha mycket goda kunskaper i svenska. Du har också goda kunskaper och erfarenhet av att arbeta i Office 365.




Som person är du noggrann och gillar att arbeta både självständigt och tillsammans med andra. Du är duktig på att planera och organisera ditt arbete och arbetar metodiskt och systematiskt. För dig är det en självklarhet att leverera kvalitet och hjälpa till där det behövs. Du har ett stort intresse av att lära dig nya saker, delar gärna med dig av dina erfarenheter och kan snabbt ta till dig ny information. Du är bra på att bygga relationer och i gruppen bidrar du med dina perspektiv, visar respekt, är nyfiken och lyssnar in andra.




Om arbetsplatsen
På IT- och digitaliseringsavdelningen arbetar vi med allt från teknik till människor och beteende för att utveckla och leverera digitala lösningar. Vi samarbetar med förvaltningar i Malmö stad, och utgår från Malmöbornas och medarbetares behov. Tillsammans är vi cirka 120 kollegor som erbjuder smarta och funktionella lösningar inom IT och digitalisering.

Serviceförvaltningen är uppdelad i fem avdelningar och erbjuder allt från färdtjänst till IT och att svara medborgarna i Malmö stads kontaktcenter. Vi underhåller gator, parker, grönytor och stränder, förvaltar Malmö stads alla byggnader och ser till att våra skolelever får bra och näringsrik mat. Tillsammans är vi en smart servicepartner till staden.


Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform:Tidsbegränsad anställning, 9 månader, med eventuell möjlighet till förlängning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Juli 2022

Övrigt
I denna rekrytering ersätts det personliga brevet av urvalsfrågor för att alla kandidater ska bli bedömda likvärdigt. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.
 
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.