Assistenter - arbeta med självständigt administrativt arbete

Försvarsdepartementet

Vill du arbeta i händelsernas centrum avseende svensk och internationell försvars- och säkerhetspolitik? Är du en erfaren assistent och vill bidra i verksamheten då Försvarsdepartementet växer och verksamheten utökas.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.
Försvarsdepartementet söker erfarna assistenter för administrativt arbete inom departementet. Som enhetsassistent fungerar du som administrativt stöd till enhetschef och biträdande chef med till exempel kalenderhantering, reseadministration samt bistår i arbetet med att sammanställa underlag inför möten och resor. Parallellt har du en central roll på enheten och koordinerar visst enhetsövergripande och löpande arbete och fungerar som enhetens nav i administrativa frågor. Du ansvarar för sammanställning av beredningslistor och att enhetens underlag inför föredragningar är i ordning, diarieföring och arkivering, expedierar beslut samt är behjälplig med hanteringen av interpellationer och riksdagsfrågor. Du bistår även i visst ekonomiskt arbete som beställningar och fakturakontroll. Du bidrar även till att utveckla och delta i att utarbeta arbetsrutiner till exempel genom digitalisering.

Arbetet som assistent inom Försvarsdepartementet innebär många kontakter, både internt inom departementet och i övriga Regeringskansliet, samt även med olika myndigheter och internationella samarbetsparter. Det är vidare viktigt att vara medveten om att Försvarsdepartementet hanterar skyddsvärd information och de sekretesskrav som detta innebär.

Läs mer om Försvarsdepartementet på  www.regeringen.se.

Din bakgrund
Du har en avslutad gymnasieutbildning och flerårig erfarenhet av självständigt administrativt arbete. Dina it-kunskaper är goda och du är en van användare av Officepaketet. Du har erfarenhet av arbete med besluts- och ärendehantering samt kunskaper om diarieföring och arkivering. Vi ser gärna att du har arbetat med digitala verktyg till exempel för mötesstöd. Det är positivt om du har erfarenhet av att utveckla och och effektivisera administrativa rutiner. Du uttrycker dig mycket väl på svenska och engelska. Det är meriterande om du har erfarenhet av administrativt arbete inom Regeringskansliet eller annan myndighet samt erfarenhet av att arbeta i verksamhet där säkerhetsskydd och sekretess förekommit.

Dina egenskaper
Du arbetar självständigt och tar ansvar för dina arbetsuppgifter samt organiserar arbetet på ett effektivt sätt. Som person är du noggrann, samarbetsinriktad och tar initiativ. Du är kvalitetsmedveten, trivs med att ge god service och att samarbeta med kollegor. Du har en förmåga att proritera och kunna hantera flera uppgifter samtidigt. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. 

Övrigt
Vi söker flera assistenter för tillsvidare och tidsbegränsade anställningar. Tillsvidareanställning inleds alltid med sex månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse.

Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du måste vara svensk medborgare, men får gärna ha utländsk bakgrund.

Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder, kontakta Tobias Steen som är enhetschef, på 08-405 85 39 (nås från den 24 juli). Du är också välkommen att kontakta HR-handläggare Tilde Olsson på 08-405 10 00. Fackliga kontaktpersoner är Karina Åbom-Engberg för ST och Katja Wahlstedt för Saco. Du når dem via Regeringskansliets växel, 08-405 10 00. Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 20 augusti 2023.

 

Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 800 personer, varav 600 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering. Försvarsdepartementet ansvarar för frågor om Sveriges militära försvar samt samordning av det civila försvaret och samhällets krisberedskap.