Assistent/receptionist till Anställningsenheten

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola, vuxenutbildning samt arbetsmarknadspolitiska insatser. Idag är vi nästan 2 000 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att få ungdomar och vuxna att bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande. Vi ger kraft att växa.
Arbetsmarknadsområdet är en viktig aktör på Malmös arbetsmarknad. Vi medverkar till att stärka arbetssökande malmöbors möjligheter till arbete och bidrar till att de av egen kraft, eller med hjälp av annan aktör, kan bli självförsörjande.
Arbetsmarknadsområdet består av fem enheter: Anställningsenheten, Insatsenheten, Kartläggnings- och vägledningsenheten, Kvalitets- och supportenheten samt Praktik Malmö.
Anställningsenheten har i uppdrag att genom åtgärdsanställningar, praktik- och arbetsträningsplatser ge personer möjlighet att utvecklas mot ett arbete på den ordinarie arbetsmarknaden.
Enheten består av fyra sektioner och vi är drygt 50 medarbetare som arbetsleder, vägleder och följer upp ca: 350 åtgärdsanställningar vilka är placerade och arbetar, dels i våra egna arbetslag och dels är på andra arbetsplatser inom Malmö Stads verksamheter.



ARBETSUPPGIFTER
Tjänsten innebär att ta emot och välkomna besökare, svara i telefon och se till att reception och väntrum ser representativt ut. Ha koll på inbokade möten och händelser i vårt bokningssystem. Diarieföring av handlingar i vårt diarieprogram Platina. Ansvar för arkivering och ordning i arkiv, inköp av kontorsmaterial. Viss kontering och granskning av fakturor i ekonomisystemet Raindance förekommer. Ansvar för posthantering, busskort, larmkort, nycklar, avtal på tjänstebilar mm.

KVALIFIKATIONER
För tjänsten krävs gymnasieexamen och minst ett års dokumenterad arbetslivserfarenhet från administration och receptionsyrke eller liknande. Erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet, erfarenhet av att arbeta i digitala system och goda kunskaper i Officeprogram. Du ska behärska svenska i tal och skrift. Det är meriterande om du har erfarenhet av Platina, Procapita Raindance och HRut.
Du ska vara öppen, prestigelös, utvecklingsinriktad och flexibel, tycka om att ge god service och ha ett gott bemötande. Du skall ha förmåga att arbeta både självständigt och i samarbete med andra.


ÖVRIGT
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.