Assistent/skoladministratör till Myndighetsavdelningen på GrF

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Med över 21 500 medarbetare är Malmö stad en av de största arbetsgivarna i Skåne. Vi har över 400 yrkeskategorier representerade inom 18 förvaltningar. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med att påverka?

Tillsammans gör vi skillnad!
Grundskoleförvaltningens övergripande uppdrag är att ge alla Malmös elever samma möjligheter att lyckas i skolan och nå goda resultat. Förvaltningen ska även skapa de bästa förutsättningarna för de medarbetare som möter våra elever och deras vårdnadshavare. Oavsett arbetsuppgifter så innebär ett arbete i grundskoleförvaltningen att göra skillnad för våra 24 000 elever. Tillsammans med 4 300 kollegor kan du vara med i skapandet av framtidens skola.


Grundskoleförvaltningens myndighetsavdelning har för närvarande 22 medarbetare. Avdelningen har en rad olika specialistkompetensområden som ärende- och dokumenthantering, myndighetsutövning/utredning och handläggning av underlag för ersättning till enskilda grundskolor, strategiskt stöd inom områdena trygghet och säkerhet samt upphandling, förvaltningsövergripande utredningar inom myndighetsavdelningens ansvarsområden och samordning av nätverk för skolenheternas administratörer.

Myndighetsavdelningen har också en administrativ stöd- och servicefunktion.
Till denna söker vi nu två assistenter/skoladmistratörer.

ARBETSUPPGIFTER
Som assistent/skoladministratör ska du ge allmänt administrativt stöd och service till bl a förvaltningschef, utbildningschefer och avdelningschefer som t ex beställningar och bokningar av olika slag, fakturahantering och kontering, chefsstöd i vårt personaladministrativa system HR-utan, hålla gemensamma sändlistor aktuella på intranätet, skicka ut kallelser och göra enklare sammanställningar. Även förvaltningsövergripande service kan ingå.

Utöver det allmänna administrativa stödet ingår i någon av tjänsterna att utforma gemensamma blanketter för grundskoleförvaltningen och sekreterarskap i lokal samverkansgrupp.

KVALIFIKATIONER
Gymnasieutbildning eller motsvarande. Det är meriterande om du har utbildning inom det administrativa området.

Tidigare erfarenhet av att arbeta som administrativt stöd till ledare är meriterande, gärna i kommunal verksamhet.
Du ska ha god datorvana och gärna erfarenhet av Officepaketet, ekonomisystemtet Raindance, HR-system Aditro Personec P och Acrobat Professionell.
Du ska kunna uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska.
Du ska ha god förmåga att arbeta självständigt likväl som i grupp.
Du ska vara serviceinriktad och initiativrik och kunna prioritera bland dina arbetsuppgifter. Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.