Chefsassistent/administratör

Arbetsförmedlingen är Sveriges största förmedlare av arbeten. Varje år sammanför vi på olika sätt tusentals arbetssökande med arbetsgivare som behöver nya medarbetare. Vi har den samlade kunskapen om arbetsmarknaden, branscher och yrken. Som medarbetare hos oss får du, tillsammans med våra ca 14 000 kreativa och professionella medarbetare, vara med och bidra till att öka sysselsättningen och en välfungerande arbetsmarknad. Nu har vi inlett ett viktigt förnyelsearbete mot en modernare myndighet. Är du rätt person att hjälpa oss nå dit vi vill?

Allmänt Inom Marknadsområde Södra Mälardalen Östergötland som omfattar länen Östergötland och Södermanland finns tre AR Enheter som består av 74 anställda specialister(psykologer, arbetsterapeuter/sjukgymnaster och socialkonsulenter)

Arbetsuppgifter Som chefsassistent/administratör arbetar du som ett personligt och nära stöd till enhetschef med områdesansvar. Det blir din roll att ha framförhållning och förbereda olika möten bland annat genom att ta fram underlag och material.

Du trivs i ett arbete där det är ett högt tempo. Du är snabb och bra på att prioritera och att vid behov prioritera om. Formell protokollskrivning kommer att vara en viktig del av arbetsuppgifterna, även minnesanteckningar, kallelser, rapporter och andra dokument. Arbetet innebär ansvar för all administration och samordning av olika uppdrag. Det kan t ex gälla att hantera logistiken i vissa uppdrag, post och e-post, telefon, interna/externa kontakter. Planering, förberedelse och bokningar av resor, lokaler, konferenser och möten är ett annat ansvarsområde. Du tar stort och eget ansvar för att bygga upp kansliets administrativa rutiner. Du ger ett administrativt stöd i planering och verksamhetsuppföljning. Du kan genomföra uppföljningar, använda Excell och analysera resultaten samt dokumentera dessa. I arbetsuppgifterna ingår även leveranskontroll, diarieföring, fakturahantering, e-rekvisitioner, olika beställningar, posthantering och att ansvara för ”ordning och reda” hos marknadsområdeschefens ledning - både digitalt och analogt.

Kvalifikationer


• Du har lägst 3-årig gymnasieutbildning, gärna med ekonomisk inriktning eller erfarenhet som bedöms likvärdig.
• Du har minst 2-års erfarenhet av och kunskap för att arbeta självständigt med administrativa uppgifter.
• Du har mycket god datorvana och är en erfaren användare av Officepaketet.
• Du har en hög integritet och stor lojalitet.
• Du har mycket god samarbetsförmåga.
• Du är en ansvarstagande person.
• Du är noggrann och bra på att planera och strukturera ditt arbete.
• Du är serviceinriktad och bra på att prioritera.
• Du är snabb och trivs bra med att ha många bollar i luften samtidigt.
• Du har god muntlig kommunikativ förmåga
• Du har en mycket god skriftlig kommunikativ förmåga.

Meriterande


•
Erfarenhet av att arbeta med statistik och uppföljning


•
Erfarenhet av att arbeta inom offentlig sektor.



 

 Övrigt Resor ingår i tjänsten inom hela marknadsområdet. Placeringsort är Arbetsförmedlingen i Linköping. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet för befattningen. Tjänsten är tillsvidare och tillsätts efter överenskommelse.

 Ansökan Välkommen med din ansökan märkt med diarienummer Af-2016/00210080 senast den 14 augusti 2016. Du ansöker genom att klicka på knappen "ansök" nedan och bifoga ditt CV samt ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet.

Intervjuer kommer att hållas 22/8,25/8 eller 26/8 i Linköping