Dokumentcontroller

Sollentuna är en växande kommun med siktet inställt på att bli Sveriges mest attraktiva kommun.

Vi är Årets kvalitetskommun 2019, vilket vi är väldigt stolta över. SKR har motiverat utmärkelsen med att vi har en god finansiell styrka och hög kvalitet vilket gör att vi som kommun lättare möter kommande utmaningar.

Till kommunledningskontoret söker vi nu en dokumentcontroller. Tjänsten är placerad vid kanslienhetens sekretariat som är en del av administrativa avdelningen. Vårt uppdrag är att se till att kommunens politiska ärendeprocess hanteras rätt från ax till limpa, ge stöd till politiker och tjänstemän i den politiska processen och arbeta för att kontorets och kommunens verksamheter ska präglas av hög kvalitet och effektivitet i sin hantering av dokumentation och information.

Enheten har sju medarbetare som arbetar som nämndsekreterare, kommunregistrator, utredare, förvaltningsledare för dokument- och ärendehanteringssystemet samt administratör. Dokumentcontrollern rapporterar till gruppchefen på sekretariatet.

Arbetet sker i nära samarbete med kommunregistrator och förvaltningsledare för dokument- och ärendehanteringssystemet inom gruppen men också med e-arkivarie, arkivarie och informationssäkerhetssamordnare som tillhör digitaliseringsenheten.

Arbetsbeskrivning
Som dokumentcontroller kommer du arbeta för att kommunledningskontoret har god struktur på sin dokumentation/information med informationshanteringsplaner som stöd för detta. Ett välstrukturerat kommunstyrelsediarium med genomtänkta registreringsrutiner är högt prioriterat.

I tjänsten ingår traditionella registratorsuppgifter, såsom post- och ärendehantering, registerunderhåll och utlämnande av allmänna handlingar. En viktig del av tjänsten är också att informera och utbilda internt på kommunledningskontoret i frågor som rör god dokumenthantering. Att skapa strukturer, goda rutiner och följa upp registreringsarbetet är också centrala uppgifter. Du har även uppsikt över kommunens författningssamling.

Du är ett stöd till andra registratorer i kommunorganisationen och leder arbetet med att samordna och skapa gemensamma arbetssätt för registratorsfunktionerna. I den rollen ingår också att ha uppsikt över övriga nämnders registreringsarbete.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har högskoleutbildning inom arkiv- och informationsvetenskap eller utbildning som vi bedömer motsvarande. Du behöver ha flerårig erfarenhet av arbete som registrator och tidigare erfarenhet av arbete som dokumentcontroller. För tjänsten behöver du också god kännedom om lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet och registratorsfunktion och ansvar, främst offentlighets- och sekretesslagstiftning, kommunallagen, förvaltningslagen och dataskyddsförordningen. Du har goda kunskaper i svenska i tal och skrift. Önskvärt är också att du har arbetat med utveckling och internkontroll inom området, projektledning samt kunskap om dokument- och ärendehanteringssystem, internkontroll liksom dataskyddsarbete. Du är van att utbilda andra och att hålla föredrag för såväl mindre som större grupper. 

Denna tjänst innebär kommunikation på olika sätt med många olika intressenter. Du behöver därför vara tydlig, vara serviceinriktad och själv driva dina arbetsuppgifter. Därutöver behövs ett strukturerat arbetssätt med helhetssyn och god pedagogisk insikt. Du tycker om att samarbeta med andra och att driva både din egen och andras utveckling.

Vi erbjuder
För oss är det viktigt att våra medarbetare har ett hållbart arbetsliv och kan kombinera ett professionellt arbete med familj och fritid. Vi arbetar också för att alla medarbetare får utvecklas i sin roll och att kompetenser tas till vara. Vi tillämpar flextid, erbjuder kompetensutveckling, friskvårdsbidrag och semesterväxling

https://www.sollentuna.se/jobb--foretagande/jobb-och-praktik/sollentuna-kommun-som-arbetsgivare/personalformaner/

Med engagemang växer vi tillsammans – vi skapar värde och gör Sollentuna lite bättre varje dag. Vi vill ge dig möjligheten att kunna påverka, utvecklas, växa i din yrkesroll och trivas med kollegor. Vi söker dig som är nytänkande, ansvarstagande och välkomnande. Jämlikhet och mångfald är viktigt för oss och vi behöver olika kompetenser i våra verksamheter. Välkommen till oss!