Dokumentcontroller till ny enhet på Gotland

Regeringen har beslutat att Sida ska omlokalisera 30 årsarbetstillfällen av befintlig verksamhet vid Sida i Stockholm till Gotland. Omlokaliseringen påbörjades under hösten 2007 och avslutas under 2008. Den verksamhet som ska omlokaliseras är löneadministration, uppbyggnad av elektronisk fakturahantering samt Sidas elektroniska förvaltning (arkiv och dokumenthantering). Den ska vara funktionell fr o m juni 2008.

För vidare information se www.sida.se

Tjänstgöringen innebär inledningsvis utbildning vid Sidas huvudkontor i Stockholm.

Sida välkomnar sökande oavsett kön, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, funktionsnedsättning, religion eller annan trosuppfattning.

ARBETSUPPGIFTER
Inom den offentliga sektorn styrs verksamheterna av lagar och förordningar. I vår del av verksamheten, post, dokumenthantering och arkiv, är kraven på att alltid ha god ordning på dokument samt att snabbt ta fram material efter behov styrande.

Sedan flera år använder Sidas avdelningar ett elektroniskt system (E-doc) för hantering av dokument, ärenden och arkiv. Inkommande pappersbaserade dokument som ska in i systemet skannas in. För att göras tillgängliga i organisationen, för enhetlig struktur och sökbarhet, ska inskannade handlingar, e-post och andra elektroniska handlingar registreras. Detta viktiga arbete svarar dokumentcontrollern för.

Dokumentcontrollern ska
-ta emot inskannade brev, handlingar och e-post. Klassificera, diarieföra och fördela dokument till olika mottagare (obs ej att förväxla med dataregistrerare)
-registrera handlingar i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet
-se till att rätt grunduppgifter/metadata om handling registreras i systemet
-ta hand om och hantera e-post och registrerade dokument som returneras från handläggare inom Sida
-ansvara över myndighetsbrevlådan, d v s inkommen e-post från allmänheten
-ansvara för att sekretessbelagda handlingar hanteras och registreras i enlighet med gällande regelverk på området

I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna
-gå in och ta rollen som "second line support", vilket innebär att man besvarar och dokumenterar frågor angående dokument-, ärende- och arkivhantering, vilka inte kan besvaras av Sidas centrala helpdesk
-vara behjälplig med att bedöma vad som ska registreras av det dokumentflöde som sker via post eller e-post
-preparera och skanna dokument. Ankomststämpla och ta hand om inkomna brev

KVALIFIKATIONSKRAV
-Dokumentcontrollerutbildning eller motsvarande kunskaper inhämtade genom erfarenhet
-Inneha goda kunskaper om offentlighetsprincipen, sekretesslagen, arkivlagen och personuppgiftslagen
-Goda IT-kunskaper
-Goda kunskaper i svenska och engelska
-Förmåga att lära in lagar, regler och processer inom dokumenthantering
-Förmåga att tillämpa/utveckla arbetssätt och metoder inom det dokumentadministrativa området
-Förmåga att rationalisera inom sitt arbetsområde och att ta till sig förändringar
-Hög relationskompetens avseende kommunikation, samarbete och kontaktnät
-Stor noggrannhet och hög serviceambition
-God förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter
-Förmåga att ta till sig Sidas verksamhet och organisation

MERITER
-Läsa och förstå något eller några av följande språk: franska, spanska, portugisiska och ryska
-Erfarenhet från arbete som dokumentcontroller
-Akademisk registreringsutbildning
-Inneha goda kunskaper om Sidas organisation och arbetsuppgifter

ÖVRIGT
Befattningen är säkerhetsklassad vilket innebär att svenskt medborgarskap krävs.