Dokumentcontroller till Visby.

Verksamhetsbeskrivning
Regeringen fattade 2004 beslut om omlokalisering av 30 årsarbetstillfällen av befintlig verksamhet vid Sida i Stockholm till Gotland. Omlokaliseringen avslutades i juni 2008. Den verksamhet som omlokaliserats är löne- och ekonomiadministration med uppbyggnad av elektronisk fakturahantering, samt Sidas elektroniska förvaltning, arkiv- och dokumentfunktion.

Detta administrativa team som benämns DAR (dokument, administration och resurs), ansvarar även för administrativt närstöd till Sidas personal på Gotland. Team DAR tillhör avdelningen för IT och intern service (ITS) vid Sidas huvudkontor i Stockholm. Inom avdelningen ingår ytterligare tre team, ett team för stöd och service och två IT-team. Avdelningen har ca 70 medarbetare.

Sidas arbetsspråk är svenska och engelska men även ett antal andra språk förekommer, främst spanska och franska.

Sida genomförde under hösten 2008 en omorganisation. Under 2010-2011 pågår ett fortsatt omfattande förändringsarbete. Under samma tid pågår ett arbete på Sida med att byta IT-plattform inkluderat verksamhetsledningssystem.


Arbetsuppgifter
Dokumentcontrollern:
. tar emot inskannade brev, handlingar och mail
. klassificerar, bedömer och registrerar handlingar in i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet
. kvalitetssäkrar grunduppgifter/metadata i Sidas dokumenthanteringssystem E-doc
. stödjer handläggare i dokument- och arkivfrågor
. ansvarar för myndighetsbrevlådan, d v s inkomna mail från allmänheten
. ansvarar för att sekretessbelagda handlingar hanteras och registreras i enlighet med gällande regelverk inom området
. ingår i den arbetsgrupp som leder, styr och utvecklar Sidas dokumenthanteringsinstruktion

I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
. gå in och ta rollen som Secondline support, vilket innebär att man besvarar och dokumenterar frågor angående dokument-, ärende- och arkivhantering, som inte kan besvaras av Sidas centrala Helpdesk
. ankomststämpla, preparera och skanna inkomna dokument
. utbilda Sidas personal i dokumenthanteringssystemet E-doc
. ta emot och hantera kurirpost
. hantera interna och externa förfrågningar avseende dokument
. delta i systemförvaltningsarbetet

Utbildning/Erfarenhet
Förutom nedanstående kvalifikationskrav hänvisas till Sidas medarbetarpolicy på www.sida.se.

Utbildning
. Minst 3-årig gymnasieutbildning

Kompetens och arbetslivserfarenhet
. Registratorsutbildning eller motsvarande kunskaper inhämtade genom erfarenhet
. Stor noggrannhet och hög serviceambition
. Goda kunskaper om offentlighetsprincipen, sekretesslagen, arkivlagen och personuppgiftslagen
. Goda kunskaper i svenska och engelska
. Goda IT-kunskaper
. Goda arkivkunskaper
. God förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter
. Läsa och förstå franska
. God förmåga att lära in lagar, regler och processer inom dokumenthantering
. Mycket god förmåga att tillämpa/utveckla arbetssätt och metoder
. inom dokumentadministrativa området
. God förmåga att rationalisera inom sitt arbetsområde och att ta till sig förändringar
. Mycket god förmåga till samarbete och kommunikation

Meriter

. Stor erfarenhet från arbete som dokumentcontroller
. Goda kunskaper om Sidas organisation, uppdrag och verksamhetssystem
. Goda kunskaper i skanningssystemet TeleForm
. Goda kunskaper i dokumenthanteringssystemet E-doc
. Akademisk registratorsutbildning
. Läsa och förstå ryska
. Läsa och förstå spanska
Övrigt

Befattningen är säkerhetsklassad vilket innebär att svenskt medborgarskap krävs.