Dokumentsamordnare Program Tvärbanan Kistagrenen

Plats: Stockholm (Kungsholmen & Rissne) / delvis distans
Omfattning: Heltid, 40 h/vecka
Start: 1 februari 2026
Slut: 31 januari 2027
Uppdragsform: Konsultuppdrag (uthyrning)
Option: Förlängning 1+1+1+1+1 år
Om uppdraget
Vi söker en erfaren Dokumentsamordnare (nivå 3) till ett stort och samhällsviktigt investeringsprogram inom Region Stockholm – Tvärbanan Kistagrenen.
Programmet ansvarar för utbyggnaden av Tvärbanan mellan Norra Ulvsunda och Helenelund, en cirka 8 km lång sträcka med nio nya hållplatser som passerar genom Stockholm, Sundbyberg och Sollentuna. Projektet befinner sig i en intensiv genomförande- och entreprenadfas där strukturerad och korrekt dokumenthantering är avgörande.
Du blir en nyckelperson i programorganisationen med ansvar för samordning, styrning och kvalitetssäkring av all program- och projektdokumentation.
Uppdragets innehåll
I rollen som dokumentsamordnare ansvarar du för att säkerställa att dokumenthantering sker enligt Trafikförvaltningens riktlinjer och arbetssätt. Du fungerar som funktionsansvarig för dokumentstyrning inom programmet.
Arbetsuppgifter inkluderar bland annat:
Samordna och ansvara för all program- och projektdokumentation


Säkerställa att program och projekt följer Trafikförvaltningens riktlinjer för dokumenthantering


Vara funktionsansvarig för programledningsplanen för dokumentstyrning och tillhörande rutiner


Administrera programmets dokumenthanteringssystem (behörigheter, mappar, strukturer)


Ansvara för programmets funktionsbrevlåda kopplad till dokumenthanteringssystemet


Utbilda och informera nya programmedlemmar i projektdokumentation


Coacha och leda resurser inom dokumentationsfunktionen


Vara kontaktperson gentemot registrator och arkivarie


Ansvara för ärendenummerlista och skapa nya ärenden i diariesystemet


Diarieföra dokument och säkerställa korrekt namngivning enligt dokumenthanteringsplan


Samordna och uppdatera programmets dokumenthanteringsplan


Stötta projekt med administration, rensning och strukturering av dokumentytor


Exportera medlemslistor och hantera administrativa uppgifter kopplade till dokumentstyrning

Vi söker dig som
Har flerårig erfarenhet av dokumenthantering inom stora projekt eller program, gärna inom infrastruktur eller offentlig verksamhet


Har mycket god förståelse för diarieföring, arkivkrav och dokumentstyrning


Är van att arbeta i komplexa organisationer med många intressenter


Är strukturerad, noggrann och kvalitetsmedveten


Har god kommunikativ och pedagogisk förmåga


Är självgående och ser förbättringsmöjligheter i arbetssätt och rutiner


Har erfarenhet av att leda eller coacha andra (meriterande)

Placering & arbetssätt
Uppdraget möjliggör arbete både på distans och på plats


Kontor finns på Kungsholmen samt projektkontor i Rissne


Närvaro på plats sker enligt verksamhetens behov och beställarens godkännande


Trafikförvaltningen tillhandahåller dator och arbetsplats

Övrig information
Sekretessavtal ska signeras före uppdragsstart via Magnits portal


Konsulten kan behöva lämna personuppgifter i samband med onboarding


Övertidsarbete kan förekomma enligt Trafikförvaltningens riktlinjer


Uppdragets omfattning får aldrig överstiga 40 timmar per vecka