Enhetsassistent – arbeta i en internationell och omväxlande miljö

-

– Sekretariatet för säkerhetspolitik, internationella relationer och analys, Försvarsdepartementet 

Är du självgående, serviceinriktad och vill arbeta med kvalificerat administrativt stöd? Vi erbjuder ett stimulerande arbete, i nära samarbete med engagerade kollegor, som präglas av samarbete och många kontaktytor i en dynamisk och omväxlande arbetsmiljö.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.

En viktig del i del i ditt arbete är att stötta enhetschefen med till exempel kalenderhantering, underlag inför resor, reseadministration samt besöksmottagning. I arbetet ingår också att bidra till att utveckla och effektivisera av de administrativa rutinerna, att bistå vid introduktionen av nyanställda kollegor samt att stötta enhetens medarbetare i olika projekt som till exempel vid större internationella möten. Du kommer också att arbeta med administration kopplat till enhetens ärendehantering som till exempel regeringsärenden, interpellationer och riksdagsfrågor. Vidare ingår andra administrativa uppgifter som till exempel posthantering och kopiering. Du kommer att vara en av två assistenter vid sekretariatet och arbeta i tandem med din kollega.

Du ingår i departementets administrativa nätverk och arbetar nära andra assistenter i frågor som rör utveckling och effektivisering av departementets administrativa rutiner och processer. Arbetsuppgifterna förutsätter ett tätt samarbete med övriga kollegor inom enheten, departementet och Regeringskansliet.

En betydande del av sekretariatets arbete består i att förbereda resor och inkommande besök för departementets politiska ledning. Sekretariatet består av cirka 20 medarbetare i Stockholm och ansvarar även för av Försvarsdepartementet utsända personal vid svenska beskickningar utomlands.

Läs mer om Försvarsdepartementet och sekretariatets verksamhet på www.regeringen.se

Din bakgrund

Du har minst gymnasieutbildning samt flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete med liknande arbetsuppgifter med fokus på chefsstöd. Dina IT kunskaper är goda och du behärskar Officepaketets olika delar, främst Outlook och Word samt har erfarenhet av arbete med digitala mötesstöd. Du uttrycker dig mycket väl i tal och skrift på svenska och engelska och har du kunskaper i ett annat språk som till exempel franska är det meriterande.

Det är meriterande om du har erfarenhet av liknande arbete från Regeringskansliet eller annan statlig myndighet. Det är även meriterande om du har erfarenhet av arbete med besluts- och ärendehantering samt kunskaper om arkivering och diarieföring. Har du erfarenhet av att utveckla administrativa rutiner och processer till exempel genom arbete med digitalisering av administrativa processer är det värdefullt. 

Dina egenskaper

I din roll som assistent är du van vid att arbeta självständigt och ta initiativ. Du drivs av att ge god service och det är en självklarhet för dig att samarbeta och att bidra till att verksamhetens arbete löper smidigt. Arbetstempot kan ibland vara högt och du har förmågan att göra nödvändiga prioriteringar i ditt arbete samt att hantera flera olika uppgifter parallellt. Du tar ansvar för dina arbetsuppgifter och säkerställer kvaliteten genom att arbeta strukturerat och vara noggrann. I rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Övrigt

Vi söker en medarbetare för en tillsvidareanställning med inledande sex månaders provanställning. Tillträde snarast.

För anställning i Försvarsdepartementet krävs svenskt medborgarskap. Befattningen är placerad i säkerhetsklass och säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas.

I denna rekrytering samarbetar vi med Manpower.

Är du intresserad?

Vill du veta mer om tjänsten är du välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult på Manpower: Maria Stenbäck, maria.stenback@manpower.se eller på tfn 08-736 19 04.

Fackliga representanter är SACO (Maria Fahlén), OF (Vikars Per Österberg) samt ST. De nås via växeln 08-405 10 00.

Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast 14 mars 2021.


Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 700 personer, varav 600 utomlands. Försvarsdepartementet, som är ett av elva departement, ansvarar bland annat för frågor som rör samordning av totalförsvaret, militärt försvar, internationella fredsfrämjande insatser och försvarsunderrättelseverksamhet.