Enhetsassistent - ge kvalificerat stöd till chefer och medarbetare

Försvarsdepartementet
Är du självgående, serviceinriktad och vill arbeta med kvalificerat administrativt stöd? Vi erbjuder ett stimulerande arbete, i nära samarbete med engagerade kollegor, som präglas av samarbete och många kontaktytor i en dynamisk och omväxlande arbetsmiljö.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.
I arbetet som enhetsassistent arbetar du med att bidra till effektiva administrativa rutiner och att stötta enhetens medarbetare och chefer med varierande administrativa uppgifter. En viktig del i arbetet är att arbeta med administration kopplat till enheternas ärendehantering som till exempel regeringsärenden, interpellationer och riksdagsfrågor. I detta ingår också att arbeta med expediering av ärenden och hantering av beredningslistor. Vidare stöttar du enheterna med besöksmottagning och andra arrangemang samt bistår enhetscheferna med till exempel kalender- och resehantering. 

Du ingår i departementets administrativa nätverk och arbetar nära andra assistenter i frågor som rör utveckling och effektivisering av departementets administrativa rutiner och processer. Arbetsuppgifterna förutsätter ett tätt samarbete med övriga kollegor inom enheten, departementet och Regeringskansliet.

Läs mer om Försvarsdepartementet på www.regeringen.se/försvarsdepartementet

Din bakgrund
Du har minst gymnasieutbildning eller annan utbildning kombinerad med erfarenhet som vi bedömer likvärdig. Du har flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete med liknande arbetsuppgifter och vi ser gärna att du har arbetat med att utveckla administrativa rutiner och processer. Du har även goda IT kunskaper och erfarenhet av arbete i dokumenthanteringssystem. Du behärskar Officepaketets olika delar, främst Outlook, Word och Excel och uttrycker dig mycket väl i tal och skrift på svenska och har goda kunskaper i det engelska språket. Du har även kunskaper inom offentlighet och sekretess.

Det är meriterande om du har eftergymnasial utbildning inom administration och erfarenhet av liknande arbete från annan statlig myndighet eller från Regeringskansliet. Det är även meriterande om du har erfarenhet av arbete som chefsassistent och om du har kunskaper om arkivering och diarieföring. Om du har erfarenhet av att hantera skyddsvärd information är det också värdefullt liksom om du har erfarenhet av arbete i stab för särskild händelse eller motsvarande.

Dina egenskaper
I din roll som assistent är du van vid att arbeta självständigt, ta initiativ och vara flexibel och lyhörd för verksamhetens behov. Du drivs av att ge god service och det är en självklarhet för dig att samarbeta och att bidra till att verksamhetens arbete löper smidigt. Arbetstempot kan ibland vara högt och du har förmågan att göra nödvändiga prioriteringar i ditt arbete. Du tar ansvar för dina arbetsuppgifter och säkerställer kvalitén genom att arbeta strukturerat och vara noggrann. Då delar av arbetet omfattas av sekretess är det viktigt att du har integritet, mycket gott omdöme och är säkerhetsmedveten, vi lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Övrigt
Vi söker totalt tre enhetsassistenter varav två för tillsvidareanställning med sex månaders provanställning och en för ett vikariat på cirka ett år. Tjänsterna är placerade på enheten för samordning av försvarsunderrättelsefrågor, enheten för militär förmåga och insatser samt på enheten för materiel, forskning och utveckling. 

För anställning i Försvarsdepartementet krävs svenskt medborgarskap. Befattningen är placerad i säkerhetsklass och säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas.
 
I denna rekrytering samarbetar vi med Manpower.

Är du intresserad?
Vill du veta mer om tjänsten är du välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult på Manpower: Maria Stenbäck, maria.stenback@manpower.se, tel: 08-736 19 04.

Fackliga representanter är SACO (Maria Fahlén), OF (Vikars Per Österberg) samt ST. De nås via växeln 08-405 10 00.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 8 oktober 2020.


Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 700 personer, varav 600 utomlands. Försvarsdepartementet, som är ett av elva departement, ansvarar bland annat för frågor som rör samordning av totalförsvaret, militärt försvar, internationella fredsfrämjande insatser och försvarsunderrättelseverksamhet.