Enhetsassistent - ge kvalificerat stöd till chefer och medarbetare

-

Försvarsdepartementet – enheten för militär förmåga och insatser

Är du självgående, serviceinriktad och vill arbeta med kvalificerat administrativt stöd? Vi erbjuder ett stimulerande arbete, i nära samarbete med engagerade kollegor, som präglas av samarbete och många kontaktytor i en dynamisk och omväxlande arbetsmiljö.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.
I rollen som enhetsassistent arbetar du med att utveckla och bidra till effektiva administrativa rutiner samt att stötta enhetens medarbetare och chefer med varierande administrativa uppgifter. En viktig del i arbetet är att arbeta med administration kopplat till enheternas ärendehantering som till exempel regeringsärenden, kommittédirektiv, interpellationer och riksdagsfrågor. I detta ingår också att arbeta med expediering av ärenden och hantering av beredningslistor. Vidare stöttar du enheten med besöksmottagning och andra arrangemang samt bistår enhetschefen och biträdande enhetschefen med till exempel kalender- och resehantering. Du är också delaktig i andra processer som till exempel introduktion av nyanställda på enheten.

Du ingår i departementets administrativa nätverk och arbetar nära andra assistenter i frågor som rör utveckling och effektivisering av departementets administrativa rutiner och processer. Arbetsuppgifterna förutsätter ett tätt samarbete med övriga kollegor inom enheten, departementet och Regeringskansliet.

Enheten för militär förmåga och insatser har idag ca 30 medarbetare och arbetar med områden som till exempel det militära försvarets operativa förmåga och förmågeutveckling, Försvarsmaktens krigsförband, planering för höjd beredskap och krig inom ramen för totalförsvaret, militära insatser, tillträdesfrågor, myndighetsstyrning och internationellt försvarssamarbete.

Läs mer om Försvarsdepartementet på www.regeringen.se/försvarsdepartementet

Din bakgrund
Du har minst gymnasieutbildning eller annan utbildning kombinerad med erfarenhet som vi bedömer likvärdig. Du har flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete med liknande arbetsuppgifter och du har erfarenhet av att utveckla administrativa rutiner och processer. Arbetet kräver goda IT kunskaper och erfarenhet av arbete i dokumenthanteringssystem. Du behärskar Officepaketets olika delar, främst Outlook, Word och Excel och uttrycker dig mycket väl i tal och skrift på svenska och har goda kunskaper i det engelska språket. Du har även kunskaper inom offentlighet och sekretess.

Det är meriterande om du har eftergymnasial utbildning inom administration och erfarenhet av liknande arbete från Regeringskansliet, annan statlig myndighet eller en större organisation. Det är även meriterande om du har erfarenhet av arbete som chefsassistent och om du har kunskaper om arkivering och diarieföring. Om du har erfarenhet av att hantera skyddsvärd information är det också värdefullt liksom om du har erfarenhet av arbete i stab för särskild händelse eller motsvarande.

Dina egenskaper
I din roll som assistent är du van vid att arbeta självständigt, ta initiativ och vara flexibel och lyhörd för verksamhetens behov. Du drivs av att ge god service och det är en självklarhet för dig att samarbeta och att bidra till att verksamhetens arbete löper smidigt. Då arbetstempot är högt och emellanåt sker under tidspress krävs förmågan att hantera flera uppgifter samtidig samt att du kan göra nödvändiga prioriteringar i ditt arbete. Du tar ansvar för dina arbetsuppgifter och säkerställer kvalitén genom att arbeta strukturerat och vara noggrann. Då delar av arbetet omfattas av sekretess är det viktigt att du har integritet, mycket gott omdöme och är säkerhetsmedveten. I rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Övrigt
Vi söker en enhetsassistent för tillsvidareanställning med sex månaders provanställning. Tillträde februari/mars 2022.

För anställning i Försvarsdepartementet krävs svenskt medborgarskap. Befattningen är placerad i säkerhetsklass och säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas.
 
Är du intresserad?
Vill du veta mer om tjänsten är du välkommen att kontakta enhetschef Peter Göthe eller HR-handläggare Monica Dolk.

Fackliga representanter är SACO (Maria Fahlén), OF (Vikars Per Österberg) samt ST.

Kontaktpersonerna nås enklast via växeln 08-405 10 00.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 28 november 2021.


Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 700 personer, varav 600 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering. Försvarsdepartementet, som är ett av elva departement, ansvarar bland annat för frågor som rör samordning av totalförsvaret, militärt försvar, internationella fredsfrämjande insatser och försvarsunderrättelseverksamhet.