Enhetsassistent till ny enheten på Gotland

Regeringen har beslutat att Sida ska omlokalisera 30 årsarbetstillfällen av befintlig verksamhet vid Sida i Stockholm till Gotland. Omlokaliseringen påbörjades under hösten 2007 och avslutas under 2008. Den verksamhet som ska omlokaliseras är löneadministration, uppbyggnad av elektronisk fakturahantering samt Sidas elektroniska förvaltning (arkiv och dokumenthantering). Den ska vara funktionell fr o m juni 2008.

All denna verksamhet kommer att tillhöra avdelningen för Ekonomi och Verksamhetsutveckling, EVU. Avdelningen har för närvarande 5 enheter i Stockholm med ansvar inom områdena ekonomi, juridik, IT, service samt arkiv och post. Totalt har avdelningen ca 95 medarbetare. Fullt uppbyggd kommer den nya enheten på Gotland att ha drygt 25 medarbetare.

Tjänstgöringen innebär inledningsvis utbildning vid Sidas huvudkontor i Stockholm.

ARBETSUPPGIFTER
-Vara assistent åt enhetschefen
-Assistera enheten i dess arbete, t ex delta som administratör i projektgrupper
-Sköta korrespondens, redigering av skriftligt material, utskick och expediering av handlingar samt viss hantering av hemliga handlingar
-Mötes-, konferens- och besöksadministration
-Förekommande reseadministration
-Samordning av framtagande av enhetens svar på ansökningar om praktik m.m.
-Ge information till allmänheten på telefon och/eller via utskick av tryckt material
-Föra mötesanteckningar vid interna möten och planeringsdagar
-Sköta övriga kansliärenden
-I samråd med enhetschefen introducera nya medarbetare
-Assistera enheten i dess kommunikation med interna och externa intressenter
-Samverka med Östersjöenhetens assistent samt myndighet i fastigheten
-Delta i tvärgruppsarbeten inom Sida
-Utföra övriga av enheten identifierade arbetsuppgifter

KVALIFIKATIONSKRAV
-Gymnasiekompetens eller motsvarande kunskaper inhämtade på annat sätt
-Erfarenhet från liknande arbete
-God datorvana, MS Office 2003+
-God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på engelska och svenska
-Förmåga att snabbt sätta sig in i nya rutiner
-God förmåga att omsätta ny kunskap och erfarenhet i praktiken
-Utåtriktad person som har lätt för kontakter, kommunikation och samarbete
-God administrativ förmåga
-Förmåga att ta egna initiativ, arbeta självständigt och hantera flera ärenden samtidigt

MERITER
-Kunskaper eller erfarenheter av arbete med kommunikationsfrågor och informationsspridning genom intranät och Internet

Sida välkomnar sökande oavsett kön, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, funktionsnedsättning, religion eller annan trosuppfattning.