Erfaren sekreterare till vår sjukhusdirektör

Enheten för administrativ service. Sjukhusadministrationen

Med 8 600 anställda, ca 900 vårdplatser och omfattande öppenvård är Akademiska sjukhuset ett av Sveriges ledande universitetssjukhus. Förutom rollen som länssjukhus är Akademiska leverantör av högspecialiserad vård och betjänar två miljoner människor i Mellansverige.

Här på Akademiska sjukhuset tror vi att ärlighet varar längst. Så svart på vitt: Vi vet att tempot är högt och att vi är i behov av fler kollegor. De tjänster som vi erbjuder kräver mycket, men vi som arbetar här vet att jobbet också ger så mycket tillbaka. På Akademiska sjukhuset har du nära till specialistkunskap, forskning, utbildning och engagerade kollegor. Vi arbetar kontinuerligt med förbättring och utveckling, och strävar efter att vara en hälsofrämjande arbetsplats med gott ledarskap och flexibla arbetssätt.

Vår verksamhet
Enheten för administrativ service inom sjukhusadministrationen har ett tiotal medarbetare som arbetar med ledningsstöd, verksamhetsstöd och övergripande administrativa frågor. Vi sitter tillsammans med andra funktioner i sjukhusadministrationen i lokaler där vi arbetar aktivitetsbaserat.

Ditt uppdrag
I tjänsten som sekreterare till vår sjukhusdirektör ingår också att vara sekreterare till sjukhusets övriga direktörer inom sjukhusadministrationen. Dina arbetsuppgifter kommer i huvudsak att bestå av följande:

• Chefsstöd till sjukhusdirektören och övriga direktörer
• Sekreterare i olika ledningsfora – mötesadministration, protokoll
• Textframställning och -bearbetning
• Kontinuerlig bevakning och samordning av pågående ärenden, i samråd med registrator, handläggare och sjukhusets ledning
• Epost- och posthantering samt diarieföring
• Bokningar, beställningar och fakturahantering
• Personaladministration
• Back-up i sjukhusadministrationens reception

Vi samarbetar inom enheten och arbetar verksamhetsöverskridande, varför andra administrativa uppgifter också kan bli aktuella.

Dina kvalifikationer
Du har erfarenhet av att arbeta med kvalificerat chefs- och ledningsstöd och administrativa uppgifter och är van vid samarbete i komplexa organisationer. Du har lägst gymnasieutbildning och det är meriterade med eftergymnasial administrativ utbildning.

Arbetet innebär många olika interna och externa kontaktytor, exempelvis med universitetet, inom sjukhusets ledningsfora, med kollegor inom enheten och viss representation. För att fungera i rollen har du hög integritet och skapar förtroendefulla relationer. Arbetet i sjukhusledningen ställer krav på lojalitet och förmåga att hantera sekretess och känslig information. Du drivs av att ge god service och samarbetar mycket väl med andra.

Du är stabil även vid hög arbetsbelastning, arbetar strukturerat och fokuserar på rätt saker. Det är viktigt att du är förutseende och ligger steget före för att verksamheten ska flyta på så bra som möjligt och för att kunna parera för snabba förändringar. Du arbetar obehindrat med epost och kalender i Outlook.

Ärenden och frågeställningar bevakar du så att de tas omhand, bereds och följs upp. Du uttrycker dig väl både muntligt och skriftligt på svenska och engelska, och är bekväm med att skriva olika typer av dokument, som agendor, protokoll och presentationer i Office 365, främst Word och PowerPoint. Kunskap om hur den politiska ärendeprocessen fungerar och förståelse för vad det innebär att arbeta i offentlig förvaltning är meriterande.

Vi hoppas att du är intresserad av att lära dig nya arbetsuppgifter och digitala system och att du vill bidra till att fortsätta utveckla våra arbetssätt och rutiner.

Vi erbjuder
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med tillträde enligt överenskommelse.

Hos oss får du förmåner som gör skillnad, läs om dem här (https://www.regionuppsala.se/Global/Jobba%20hos%20oss/karri%E4rwebben/F%F6rm%E5nsbroschyr%20Region%20Uppsala_2019.pdf).

Vill du veta mer?
Administrativ direktör Frida Antesson, 018-611 57 45, frida.antesson@akademiska.se
Administrativ chef Helena Broberg, 018-611 15 33, helena.broberg@akademiska.se
Fackliga företrädare nås via växeln 018-611 00 00

Vill du jobba med oss?
Välkommen med din ansökan via länken nedan.

Region Uppsala värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet.

Denna rekrytering sker helt genom Region Uppsalas försorg. Vi undanber oss därför telefonsamtal från rekryteringsföretag och annonsförsäljare.