Executive Assistant till Hot Chilly

Arbetsbeskrivning
Är du vår nya Executive Assistant? Hos oss kommer du att få varierande arbetsuppgifter nära vår VD Haider i en spännande expansiv miljö. Denna roll som VD-assistent är placerad på vårt nya fina kontor i Alby, och du ska här stötta VD med administrativa uppgifter, leverantörskontrakt, planering, bokningar, förberedande till möten och andra uppgifter som dyker upp under dagarna. Vi behöver avlastning från dig som har ett gott öga för struktur, service och tycker om att ligga steget före. Är du dessutom matintresserad är rollen perfekt för dig. Vi på Hot Chilly säljer matvaror från Mellanöstern. Vi är ett företag med familjär stämning. Marknadsföring är en del av våran utvecklingsplan och vi tycker om att få sätta färg och krydda på tillvaron. 

Ansvarsområden
Din huvudsakliga uppgift i rollen är att stödja och supportera vår VD Haider Al-Kaizhwan i det dagliga arbetet. Du är den som ligger steget före och ser till att allt flyter på så smidigt som möjligt. Du kommer också vara delaktig i uppgifter så som:


Administrativ support till VD och vara behjälplig i övriga ad-hoc uppgifter i vardagen.
Kontorsansvar och kontakt med leverantörer.
Ta fram kostnads- och artikelkalkyler, delaktig i budgetarbete och resultatsammanställningar.
Vara behjälplig vid implementation av nytt affärssystem.
Ta fram underlag för interna rapporter och att förbereda presentationsmaterial inför möten.
Dokumentera, arkivera och följa upp viktiga punkter och beslut från möten.
Personalfrågor och diverse HR-relaterade uppgifter.
Uppdateringar i sociala medier och sköta viss internkommunikation.
Förbättring och effektivitetsarbete samt planering av kalender och mötesbokningar.
Vara spindeln i nätet på kontoret och ha ordning och reda.


Arbetstider
Heltid och kontorstider 8-17. Vi uppskattar om du kan vara flexibel då visa uppgifter är av extra stor vikt. Resor inom Europa förekommer tillsammans med vår VD ett par gånger om året. Främst till matmässor.

Kvalifikationer
Vi tror att man kan lära sig det mesta när man har den rätta viljan och ett genuint intresse för sitt arbete. Hos oss på Hot Chilly står god mat från mellanöstern i fokus och vi ser gärna att du också har ett genuint matintresse och vill fortsätta att utveckla det med oss. Det som krävs av vår Executive Assistant är att du behärskar både svenska och engelska i tal och skrift. Vi ser också att du har en avslutad gymnasieutbildning och minst två års erfarenhet från ett liknande arbete. Som person är du är strukturerad, noggrann och har förmågan att kunna prioritera. Viktiga personliga egenskaper är också din känsla för integritet och förmågan att kommunicera på ett tydligt sätt eftersom att du kommer ha daglig kontakt med många människor. Har du dessutom erfarenhet från ett större bolag inom livsmedelsindustrin där du arbetat i Office365, Fortnox och Microsoft Dynamics ser vi det som ett stort plus. Rollen är bred och varierande så du får också gärna ha kunskaper inom PR och ekonomi. 
Du befinner dig nu troligtvis i en period då du är redo för att gå vidare och att få bidra med din kunskap och ditt engagemang hos oss. Hos oss får du en god möjlighet att vara med och bygga en god kultur, präglat av entreprenörskap, snabbhet och flexibilitet där syftet är att bygga en organisation som ombesörjer framtidens behov.

Ansökan
2020-06-22, urval och intervjuer kommer att ske löpande. Tjänsten kan komma att bli tillsatt innan sista ansökningsdag, ansök därför så snart som möjligt.
I den här rekryteringen samarbetar vi med Randstad och där svarar ansvarig rekryteringskonsult Kristin Olofsson gärna på frågor kring tjänsten på 072-988 90 38 och kristin.olofsson@randstad.se.

Om företaget
Hot Chilly är en dröm som startades nästan 20 år sedan då vi saknade alla våra älskade grönsaksinläggningar och råvaror här i vårt nya hemland. Idag har vi en stor marknadsandel inom all världens mat med fokus på mellanöstern. Vi strävar ständigt efter nya smaker och trender från världens alla hörn. Vår resa har givit oss kunskap och glädje i det vi gör. Numera finns många hundra artiklar i sortimentet och spännande smaker som ger färg, styrka och krydda till alla världens maträtter.