Fleet Specialist - Hemfrid Stockholm

Hemfrid växer – och bakom kulisserna krävs struktur och support som stödjer tillväxten. Nu söker vi dig som vill ta ett helhetsansvar för vår bilflotta, och som trivs i en roll där struktur, service och förbättringsarbete går hand i hand. Det här är rollen för dig som gillar ordning och reda kombinerat med service och bemötande till många kontaktytor.
Om ossHemfrid (hemfrid.se) är Sveriges största företag inom tjänster i hemmet och en del av den nybildade KEYTO-koncernen (keytogroup.com). Med över 17 kontor runt om i landet och en verksamhet i ständig rörelse är våra stödfunktioner helt avgörande för att allt ska fungera smidigt. Vi skapar enklare vardagar för våra kunder – och för våra medarbetare. Bakom varje välfungerande leverans finns smarta processer, engagerade team och ett starkt internt stöd. Tjänsten är placerad på vårt Stockholmskontor på Tulegatan 11, med mycket goda kommunikationer och närhet till både tunnelbana och pendeltåg.
Om rollenI rollen ansvarar du för den dagliga och långsiktiga hanteringen av Hemfrids bilflotta på drygt 300 fordon runt om i landet. Du är vår first line support i allt som rör fordon och skador – och ser till att ärenden hanteras korrekt, effektivt och professionellt.
Det här är en operativ roll med stort ansvar. Ena dagen handlar om att stötta chefer i fordonsfrågor, nästa om att koordinera bilbyten, hantera hyrbilar eller följa upp skador och kostnader. Samtidigt arbetar du proaktivt med att utveckla rutiner och processer som förenklar vardagen och bidrar till kostnadskontroll.
Du har ett nära samarbete med Operations (region- och områdeschefer), ekonomiavdelningen, inköp och externa leverantörer. Rollen ingår i Hemfrids Finance-team och du rapporterar till Operations Support Manager. Vid behov stöttar du även skadesupport och ekonomi med enklare administrativa uppgifter.
Resor förekommer några gånger per år i samband med utbildningar och möten på andra kontor.
Centrala arbetsuppgifter
Första linjens support för företagets fordonsflotta, internt och externt


Hantering av fordonsbeställningar, försäljningar och hyrbilar


Administration och uppdatering av system och databaser kopplade till bilflottan


Stöd till ekonomi vid hantering av bilrelaterade fakturor


Kommunikation till verksamheten kring bilbyten, däckbyten, service, besiktning och rutiner


Uppdatering av intranät/SharePoint med aktuell fordonsinformation


Samarbete med leverantörer och partners såsom Toyota, Bilia, Abax, Bilreda, Transportstyrelsen och försäkringsbolag


Stöd till chefer i fordonsrelaterade frågor


System- och informationsansvar inom fleet management


Kontinuerlig utveckling av rutiner och processer för att förenkla och minska kostnader

Vem söker vi?
Vi söker dig som trivs i en varierad roll med många kontaktytor och ett tydligt eget ansvar. Du är strukturerad, lösningsorienterad och serviceinriktad – och lämnar inget åt slumpen. Du gillar att följa upp, ta ägarskap och hitta smartare sätt att arbeta. Du är kommunikativ och trygg i dialogen med både interna kollegor och externa parter, och har lätt för att skapa förtroendefulla relationer.
Centrala krav
Minst 2–3 års erfarenhet av en administrativ och koordinerande roll


Erfarenhet av arbete med många interna (och gärna externa) kontaktytor


Mycket god förmåga att strukturera, prioritera och hantera parallella uppgifter


God kommunikativ förmåga i tal och skrift på svenska och engelska


Grundläggande kompetens inom Office365-paketet


Erfarenhet av fleet management eller biladministration är starkt meriterande

Praktisk information
Omfattningen är heltid med ordinarie kontorstider. Vi arbetar enligt ett office first-arbetssätt, med möjlighet till distansarbete 1–2 dagar per vecka efter överenskommelse med närmaste chef.
Vi tillämpar löpande urval och går igenom ansökningar allteftersom de kommer in, och uppmuntrar därför dig att skicka in din ansökan så snart som möjligt. Första stegen av processen innefattar urvalstester (personlighet och logik), följt av digital intervju med ansvarig rekryterare.
Välkommen med din ansökan!