Forskningsadministratör

Akademin för Innovation, Design och Teknik är mycket forskningsintensiv och hyser tre av högskolans forskningsprofiler: Mälardalen Real Time Research Centre (MRTC) med det strategiska forskningscentrat PROGRESS Centre for Predictable Embedded Software Systems, Intelligenta Sensorsystem (ISS) samt Innovation och produktutveckling (IPR). MRTC och ISS är Västeråsbaserade, medan IPR i huvudsak är lokaliserad till Eskilstuna. Den övervägande delen av akademins forskning är externfinansierad och miljön är utpräglat internationell.

Forskningsadministratören ingår i den administrativa avdelningen på akademin. Uppgiften består i att i samverkan med akademins forskningssamordnare, ekonomer, studierektorn för forskarutbildningen och övriga administratörer ta ansvar för IDTs forskningsadministration i stort och smått, med betoning på mobilitetsfrågor och gästfrihet, med inslag av personaladministration, dokumentation och ekonomiska rutiner inom forskning och forskarutbildning.

Följande är några konkreta exempel på arbetsuppgifter:

-reception/expedition för forskningen, en första ingång för frågor som behöver hanteras inom administration eller forskningssamordning. Här ingår värdskap och mottagande av gäster och ny personal.

-koordinering av externa gäster (gästforskare, stipendiater, opponenter) och nyanställda och nyanlända, ofta internationella medarbetare inom forskningen (doktorander och forskare), vilket innebär
. hantering av stipendier (upprätta nödvändiga dokument efter en befintlig mall, bereda utbetalningar)
. beställning av försäkring, nycklar och kort, gästkonton eller permanenta e-postkonton, e-postlistor, dator, planering av rum
. upprättande av olika stöddokument och stöd i kontakten med myndigheter (migrationsverket, skattemyndigheten, kommun) rörande visum/arbets-/uppehållstillstånd, personnummer, barnomsorg och skola.
. stödja hanteringen av forskarbostäder, stöd i kontakt med bank och andra mobilitetsfrågor
. stöd till mentorer och faddrar
-koordinering av resor
. samordning av större gruppresor inom forskningen
-koordinering av disputationer och licseminarier
. hantering av protokoll
. hantering av betygsnämnds och opponents utlägg och arvode
. uppvaktning av disputand mm
. utlägg i samband med disputations- och licfest

--andra administrativa rutiner och sekreteraruppgifter

. hantering av dokument rörande forskningsprojekt
. brev, skrivelser, intyg, utskick mm på svenska och engelska
. allmänna kontorsgöromål

Behörighetskrav
Dokumenterad erfarenhet av reception/expedition och administration eller motsvarande.

Bedömningsgrunder
Du skall tycka om och ha förmåga att arbeta både självständigt och i team med hög integritet och god social kompetens. Samarbetsförmåga och flexibilitet är nyckelegenskaper hos dig. Det är viktigt att kunna se möjligheter och enkla lösningar. Du klarar högt tempo, med återkommande deadlines, du behärskar både svenska och engelska i tal och skrift.

Som person bör du vara noggrann och ha sinne för siffror och kunna göra rimlighetsbedömningar. Du arbetar med människor, inte med "ärenden" och bör framförallt vara serviceinriktad och "hugga tag" i saker som behöver göras. Du släpper inte taget förrän allt är på plats, eller någon annan tagit över ansvaret.