Förskoleförvaltningens administrativa team söker administrativa assistenter

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Med över 21 500 medarbetare är Malmö stad en av de största arbetsgivarna i Skåne. Vi har över 400 yrkeskategorier representerade inom 18 förvaltningar. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med att påverka?

Varje dag går nästan 19 000 barn till våra 300 förskolor i Malmö.

I Förskoleförvaltningen, som sjösattes 1 juli, finns omkring 4 300 medarbetare och 130 ledare som varje dag strävar efter att utveckla barnens bästa förskola.
Förskoleförvaltningens huvuduppdrag handlar om att lägga grunden för ett livslångt lärande. Inte minst genom att öka måluppfyllelsen och säkerställa likvärdigheten för barn i staden.
Det vill vi göra tillsammans genom ett effektivt och gott samarbete i hela Malmö stad. Chefer och medarbetare ska verka för att Malmös samtliga förskolor är attraktiva för barn och föräldrar.

I fokus finns våra tre huvudutmaningar;
Kvalitet: Att säkerställa en god och likvärdig kvalitet på samtliga förskolors verksamhet
Kompetens: Att säkerställa en högkvalitativ och långsiktig kompetensförsörjning
Kapacitet: Att säkerställa att utbyggnad av ändamålsenliga lokaler sker utifrån behov

Alla medarbetare har till uppgift att skapa en verksamhet som är rolig, trygg, lärorik och som samtidigt kan erbjuda barnen god och utmanande pedagogisk verksamhet där omsorg, fostran och lärande bildar en helhet.
Vår arbetsmiljö ska kännetecknas av trygghet för barn och medarbetare. Öppenhet och en stark vilja att skapa goda relationer är centralt. Förskoleförvaltningen ska medverka i arbetet med att Malmö stad ska vara en kommunikativ organisation. Våra arbetsplatser är kända för att ge de allra bästa förutsättningarna för det pedagogiska uppdraget och ledarskapet.

-----------------------------------------------------------------------------

Nu söker vi dig som vill vara med och forma barnens bästa förskola!


ARBETSUPPGIFTER
Förskoleverksamheten består idag av drygt 250 förskoleenheter och ett antal familjedaghem fördelat på 115 förskolechefer. Dessa förskoleenheter är i sin tur geografiskt uppdelade i åtta förskoleområden, där varje område leds av en utbildningschef. Nu startar vi upp verksamhetsnära stöd i form av administrativa team i våra respektive förskoleområde. Vi söker därför duktiga och engagerade administrativa assistenter till teamen, som har möjlighet att vara med och bygga upp det verksamhetsnära stödet med fokus på stöd och support till våra förskolor.

Tillsammans med andra administrativa assistenter och en teamledare ansvarar teamet för ett verksamhetsnära stöd till i första hand områdets utbildningschef och förskolechefer.
I uppdraget kan följande arbetsuppgifter ingå:
- hantering av fakturor, konteringar, inköp och beställningar via ekonomisystemet Raindance
- chefsstöd till förskolechefer när det gäller HR-administration i HR-systemet Personec P
- arbete med korttidsbemanning
- vara behjälplig i ärendehantering, såsom registrering, diarieföring i systemet Platina och viss arkivering
- barnadministration bland annat genom informationshämtning i kösamordningssystemet Hypernet
- ansvar för den interna servicen och vara behjälplig i vanligt förekommande kontorsgöromål
Teamet kommer att ha ett nära samarbete med Placeringssektionen som arbetar med kösamordning.
Teamets fysiska placering är i kontorslokaler i det egna förskoleområdet eller i ett geografiskt angränsande område.


KVALIFIKATIONER
Det är ett krav att du som söker har gymnasieutbildning eller motsvarande, samt har tidigare erfarenheter av att arbeta med administrativa arbetsuppgifter. Har du utbildning inom det administrativa området, gärna kopplat till ekonomi, IT eller HR är det meriterande. Erfarenhet från arbete med skol- eller förskoleadministration i kommunal verksamhet är också meriterande. För att lyckas i uppdraget behöver du ha god datorvana och vara kunnig i Officepaketet. Vi ser gärna att du tidigare har arbetat med datorprogram som PersonecP, Raindance, Platina och/eller Hypernet.
Som person är du serviceinriktad, flexibel, strukturerad och har en god samarbetsförmåga. Du har förmågan att se verksamheten ur ett helhetsperspektiv, tar initiativ till lösningar och gillar att jobba i team.