Gruppchef, konferensservice, deltagarhantering, Sveriges ordförandeskap EU

Operativa mötesverksamheten, Sekretariatet för EU- möten i Sverige 2023 (SES23), Förvaltningsavdelningen
Är du en ledare med kompetens inom hantering av stora internationella arrangemang? Söker du en chefsroll där du får bidra med dina kompetenser av mötesverksamhet? Då kan det här vara en tjänst för dig.

Vi erbjuder ett spännande och utåtriktat arbete som kräver förmåga att kunna urskilja väsentligheter i komplexa och utmanande situationer, där du i samarbete med både interna och externa aktörer får åstadkomma resultat som gör skillnad för det svenska ordförandeskapet.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.
Mellan den 1 januari och den 30 juni 2023 är Sverige ordförande i Europeiska unionens råd, även kallat ministerrådet. Under det svenska ordförandeskapet kommer ett stort antal högnivåmöten och internationella tjänstemannamöten genomföras i Sverige.

Sekretariatet för EU-möten i Sverige samordnar mötesverksamheten . Det praktiska och logistiska arbetet ska säkerställa väl genomförda möten som genomsyras av bland annat kostnadseffektivitet, klimatsmarta lösningar och innovativa upplägg.

Vi söker nu en ledare till den nyinrättade befattningen som gruppchef för konferensservice och deltagarhantering. I rollen som gruppchef ingår att leda arbetet med registrering och ackreditering samt bemanningen av ackrediteringscenter. Du ansvarar även för gruppen som arbetar med bokningar av hotell, måltider, aktiviteter, protokollära frågor och konferensservice på plats. Ditt ansvar omfattar även tillhandahållandet av tolktjänster vid mötena i Sverige.

Du säkerställer att rutiner och strukturer för gruppens arbete tas fram bl.a. kravspecifikationer, behovsinventeringar och uppföljningsrutiner. I befattningen ingår personal- och budgetansvar vilket bland annat innefattar att säkerställa att leveransen håller sig inom budgetramarna, samt att en god arbetsmiljö upprätthålls.

Arbetet sker i nära samarbete med alla funktioner på sekretariatet. Du behöver hålla fokus på leverans av dina egna ansvarsområden, men även ha kontinuerligt samarbeta med övriga sekretariat, andra delar av Regeringskansliet, samt med externa aktörer.

Läs mer om vår verksamhet på www.regeringen.se.

Din bakgrund
Vi söker dig som har en relevant högskoleutbildning i kombination med arbetslivserfarenhet som chef, projektledare, teamledare eller liknande. Vi vill även att du har erfarenhet av arbete med deltagarhantering så som registrerings- och ackrediteringssystem och/eller omfattande samordning av annan relevant konferensservice vid större internationella arrangemang.

Det är meriterande om du också har erfarenhet av arbete med hållbarhetsfrågor och arbete med större politiska möten. Meriterande är också om du har erfarenhet av att arbeta med tolkar.
Har du också erfarenhet av arbete på Regeringskansliet, eller annan statlig myndighet, samt erfarenhet av tidigare svenska ordförandeskap för Europeiska unionens råd är det meriterande.

Vi ser det som självklart att du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift samt kunskap om protokollära frågor/internationell representation. Det är meriterande att du har kunskap om säkerhetsarrangemang kring konferenser och möten, kunskap om offentlig upphandling och om EU:s tolkregim.

Dina egenskaper
För att lyckas i rollen som gruppchef behöver du ha goda ledaregenskaper, d v s att du kan motivera, delegera, skapa engagemang och delaktighet bland dina medarbetare och vara resultat- och lösningsorienterad. 

Som person är du drivande och har en personlig mognad, du tycker om att ha koll på rutiner och regelverk, samt att du trivs när det är ett högt arbetstempo. Du kommer ha många kontaktytor varför det är viktigt att du har en god samarbetsförmåga och lätt för att skapa, upprätthålla och utveckla relationer. Självklart har du ett gott omdöme och en hög integritet. 

Övrigt
Tidsbegränsad anställning till och med den 31 december 2023.  

Tillträde snarast. 

Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas.



Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet, kontakta operativ chef Elin Svensson på 08-405 48 85. Du är också välkommen att kontakta HR-handläggare Eva Mörnås på 08-405 32 70. Fackliga kontaktpersoner är Jesper Svarén för Saco, Melanie Hedlund Bjersten för ST och Erik Wilhelmsson för SEKO. Du når dem via Regeringskansliets växel, 08-405 10 00.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 8 oktober 2021.  

 


Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 700 personer, varav 600 utomlands. Förvaltningsavdelningen ansvarar för myndighetsövergripande frågor som förändrings- och förnyelsearbete, ekonomi, arbetsgivarfrågor, kompetensförsörjning, kommunikation, säkerhet, it, bibliotek, arkiv och registratur samt för den gemensamma servicen i Regeringskansliet.