Handläggare till Världskulturmuseerna

Vill du arbeta på en myndighet som har världen som sitt arbetsfält? Statens museer för världskultur består av Etnografiska museet, Östasiatiska museet och Medelhavsmuseet i Stockholm samt Världskulturmuseet i Göteborg. Med samlingar som spänner över flera tusen år och alla världens kontinenter kan Världskulturmuseerna ge perspektiv och ökad förståelse för vilka vi är, varifrån vi kommer och vilken värld vi vill skapa tillsammans. Med en vision om en större, mänskligare och mer inkluderande värld är vårt uppdrag mer angeläget än någonsin!

Idag arbetar cirka 150 medarbetare utifrån regeringsuppdraget att visa och levandegöra världens kulturer samt ge perspektiv på en allt mer globaliserad värld, såväl historiskt som i dag. Vår kärnverksamhet är samlad i tre avdelningar Samling, Innehåll och lärande och Publika möten. Samtliga avdelningar arbetar med publiken i fokus, i nära samverkan och med hela myndigheten som arbetsfält. Vårt övergripande mål är att bli angelägna för fler och vi söker nu dig som med kunskap, nyfikenhet och värme vill bidra till att lyfta vår verksamhet till en ny nivå.

Statens museer för världskultur eftersträvar mångfald och jämställdhet och ser därför alltid anställda med olika bakgrund och erfarenhet som mycket berikande för verksamheten.

ARBETSUPPGIFTER
Vi söker en erfaren och skicklig handläggare med förmåga att bygga struktur som underlättar och frigör kraft för vårt kreativa arbete. Tjänsten är placerad på avdelningen Innehåll och Lärande, med placering i Stockholm. Arbetsuppgifterna består av att ge administrativt stöd till avdelningen Innehåll och lärande men även i viss mån till myndighetens ledning. Ett arbetssätt inom ramen för Office365, med delning av filer och arbete i Microsoft Teams förekommer dagligen. Tjänsten förutsätter att många parallella arbetsuppgifter av olika nivåer kan hanteras samtidigt och att intensiteten varierar under året.

Det innebär bland annat att
• hantera inkomna utställningsförslag
• bereda redovisning och arkivering av projekt
• mötesplanering
• föra mötesanteckningar
• bokning och planering av resor
• uppladdning av information till våra interna plattformar
• samordning av externa kontakter i samband med utställningsprojekt och föreläsningar
• bistå vid konferenser och besök av internationella delegationer
• följa upp budgetar
• avtalsförberedelser
• administrera upphandlingsprocesser
• hantera personalvårdande aktiviteter
• praktiskt arbete inför öppning av nya utställningar
• vara ett administrativt och praktiskt stöd till myndighetens ledning

Arbete utförs på alla våra tre museer i Stockholm. Vi har ett aktivitetsbaserat kontor och ett flexibelt arbetssätt. Några gånger om året förekommer tjänsteresor, framförallt till Världskulturmuseet i Göteborg men även till andra orter. Korrespondens och dialog på engelska förekommer frekvent.


KVALIFIKATIONER
Skall-krav
Vi söker dig som har relevant högskoleutbildning och har arbetat minst tre år inom området ekonomi/administration de senaste åren. Du ska vara en kunnig person inom digitala administrationsverktyg samt kommunikationsplattformer. Du ska ha vana av att arbeta med molntjänster. Ange i ansökan vilka administrativa program eller digitala projektplattformar du arbetat med tidigare.

Meriterande
Det är meriterande om du har arbetat inom offentlig verksamhet. Har du kunskaper i fler språk än svenska och engelska som ryms inom vårt arbetsfält är det meriterande.
Om du har kunskap inom offentlig upphandling och vana vid projekt samt erfarenhet av internationella samarbeten kan det vara meriterande.

Personliga egenskaper
Du är en noggrann och proaktiv problemlösare, som har förmågan att ligga steget före. Du har en mycket god administrativ förmåga samt är bra på att kommunicera på svenska och engelska i tal och skrift. I rollen krävs mycket god förmåga att samarbeta och ge service samt att prioritera och planera arbetsuppgifter. Du initierar, anpassar och koordinerar förändrings- och utvecklingsinsatser med syfte att effektivisera administrativa rutiner.
Arbetsprover kan förekomma under intervjun.


ÖVRIGT
Vi tar endast emot ansökningar via Offentliga Jobb.

Vi har valt våra rekryteringskanaler och undanber oss all kontakt från rekryterings- och annonsförsäljare.